Agent-e de Gestion Administrative Service a La - Courbevoie, France - ATTRACTIVE EMPLOI

ATTRACTIVE EMPLOI
ATTRACTIVE EMPLOI
Entreprise vérifiée
Courbevoie, France

il y a 3 semaines

Sophie Dupont

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter
Description
La Ville de Courbevoie recrute par voie statutaire ou contractuelle (CDD-CDI) un.e agent-e de gestion administrative service a la population.

Assure l'accueil physique et téléphonique du public.

Suit, gère et instruit les dossiers et demandes qui relèvent des compétences du service (démarches état civil, affaires générales et titres d'identité).

Activités principales:

- Accueillir et renseigner le public, physiquement, par téléphone et par courriel
- Exécuter et suivre des procédures et décisions administratives
- Participer activement à la démarche qualité
- Instruire, suivre et gérer les dossiers qui relèvent du service
- Gérer les rendez-vous et la constitution des dossiers des cartes nationales d'identité et passeports
- Réceptionner les déclarations, établir les actes d'état civil, et participer aux célébrations de mariage
- Assurer la délivrance des actes d'état civil et autorisations funéraires, la tenue administrative des registres d'état civil, et la réponse aux demandes relevant des compétences du service
- Traiter le courrier et réaliser des travaux de bureautique
- Trier, classer et archiver des documents

Activités spécifiques:

- Assister les référents-es du service à la population dans l'organisation du travail
- Assurer des remplacements en mairies de quartier
- Participer et contribuer à la bonne organisation des élections en période électorale

Relations fonctionnelles:

- Contacts directs avec le public
- Travail en équipe au sein du service
- Relations avec les élus-es, le-la responsable qualité et l'ensemble des services de la mairie
- Collaboration avec les préfectures et les tribunaux
- Relations avec l'Insee, le BSN, les consulats et ambassades, les traducteurs assermentés, les établissements de santé et d'accueil pour personnes âgées, les organismes funéraires

Conditions d'exercice:

- Travail en guichet d'accueil et back-office
- Horaires fixes imposés, liés à l'accueil du public
- Contraintes horaires compte tenu des permanences (jeudi et samedi par roulement) et des scrutins électoraux
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Grande disponibilité vis-à-vis du public avec risques de conflits
- Niveau de contrainte et d'usure physique : 7

Savoirs:

- Connaissance de la réglementation liée aux champs d'activité
- Techniques de secrétariat et règles d'orthographe et de grammaire
- Connaissance de l'organisation et des activités des services de la mairie
- Techniques de régulation, de communication et de gestion de conflit
- Techniques de classement et d'archivage
- Techniques de recherche documentaire

Savoir-faire:

- Qualités rédactionnelles
- Maîtrise de la bureautique

Aptitudes:

- Bonne présentation
- Rigueur et organisation
- Qualités relationnelles
- Disponibilité et sens du service public
- Discrétion professionnelle
- Sens du travail en équipe (partage de l'information)

Qualifications:

- Formation de secrétariat et d'accueil

Autonomie:

- Missions définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique
- Force de proposition et prise d'initiative dans l'organisation du travail
- Garant-e de la confidentialité, de l'authenticité des actes, et de l'image du service public
- Délégations de signature

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + primes annuelles (dont 13ème mois) + NBI Accueil
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