Coordinateur/rice Iper - Le Havre, France - EM Normandie

EM Normandie

Entreprise vérifiée

Le Havre, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Rôle / Finalité de l'emploi****:

- Participer au bon fonctionnement de l'IPER, aux plans administratif, matériel, organisationnel et relationnel
- Assister la responsable dans l'organisation quotidienne et au développement des formation de l'IPER

**Activités principales****:
Accomplir des tâches administratives, logistiques et commerciales diverses liées à l'organisation de l'IPER et des différentes formations proposées:

- Réaliser des travaux de secrétariat divers et non exhaustifs:

- Courriers, bureautique, mise en forme
- Mise à jour et alimentation de la base de données du service (entreprises, prospects, inscrits )
- Assurer la gestion administrative des formations, suivant les directives:

- Gestion de la planification de la formation : saisie des données sous le logiciel (coordonnées intervenants, dates / heures des interventions, salles, statut, taux horaires )
- Confirmation des dates d'intervention aux intervenant(s)
- Confirmation des inscriptions aux apprenants
- Réalisation de notes d'information à destination des apprenants et/ou intervenants et courriers divers selon les besoins (communication du planning, convocations, lettres d'invitation, attestations, conventions de formations, certificats de formation )
- Gestion des listes et attestations de présence
- Rédiger les formulaires d'évaluation des formations
- Interaction avec les services supports : comptabilité fournisseurs / clients
- Gestion et suivi des commandes (relation avec le service comptable)
- Gestion des heures réalisées par les intervenants (e)s extérieur (e)s en relation avec les services comptable et paie
- Participation à l'organisation de la logistique des formations:

- Réservation des salles, des badges, des pauses et signalisation
- Accueil et suivi des stagiaires lors des formations et séminaires
- Reprographie et/ou dépôt des supports de cours des intervenants sur l'ordinateur de la salle dédiée à la formation
- Alimentation/gestion de la plateforme d'apprentissage
- Envoi aux stagiaires les supports d'interventions si besoin
- Participation à la promotion et au développement de l'IPER:

- Pourra être amené(e) à participer à des évènements en dehors des heures de travail
- Pourra être amené(e) à participer à des actions de marketing direct
- Pourra être amené(e) à se déplacer ponctuellement

**Formation**:

- Formation niveau BAC + 2/3 dans les métiers du secrétariat ou expérience professionnelle avérée complétée par la formation professionnelle et continue

**Compétences**:

- Maîtrise parfaite de la langue française
- Maîtrise de l'anglais : niveau équivalent B2
- Maîtrise des outils bureautiques et techniques de secrétariat
- Maîtrise ou souhait d'être formé rapidement aux logiciels métier

**Latitude d'action****:

- Large autonomie dans l'exécution des tâches quotidiennes à partir de consignes générales sous contrôle ponctuel
- Force de proposition pour l'amélioration des missions confiées

**Aptitudes et qualités**:

- Sens développé de la rigueur et de l'organisation
- Capacité d'adaptation, réactivité, sens de l'écoute
- Conscience professionnelle

**Prérequis**:

- Connaissance du/appétence pour le secteur maritime et portuaire
- Souci du travail en équipe et attachement à une ambiance de travail positive
- Sens de la discrétion et confidentialité