Assistant ou Assistante Au Cabinet D'un Adjoint à - Paris, France - Ville de Paris

Ville de Paris

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Les cabinets d'adjointes et d'adjoints à la Maire sont composés d'une cellule de collaborateurs ou collaboratrices et d'une cellule administrative en appui. Les assistants et assistantes ainsi que les rédacteurs et rédactrices font partie de la cellule administrative.

Vous serez sous l'autorité de la Directrice de Cabinet, au sein du Cabinet de l'Adjoint à la Maire chargé du commerce, de l'artisanat, des professions libérales, des métiers d'arts et de la mode

**Quelles sont vos missions ?**
En tant qu'assistante ou assistant, vous assurerez:
1. L'accueil:

- L'accueil des invitées et des invités ;
- L'accueil téléphonique interne et externe, les prises de messages ;
- La constitution et l'organisation de fiches de contacts des partenaires internes et externes.

2. L'agenda:

- La gestion de l'agenda des collaborateurs et collaboratrices;
- Le lien avec le cabinet de la Maire et des autres élus et élues ;
- Soutien ponctuel sur l'agenda de l'élu.

3. La logistique:

- La gestion des ressources matérielles en lien avec les services ;
- Soutien sur la gestion du budget du cabinet et des commandes.

4. les événements et réunions:

- L'organisation logistique des réunions : réservation de salle, invitation des participants, préparation matérielle ;
- Soutien à la chefferie dans l'organisation d'évènements publics : prix, réceptions, fêtes, etc.

5. Courriers:

- Le traitement des courriers : enregistrement, scan, répartition, mise en forme, envoi, classement ;
- La rédaction de courriers administratifs simples ;
- Soutien à la chefferie sur la séquence carte de vœux ;
- L'archivage et l'organisation de la documentation du cabinet.

6. Gestion de Notes:

- La préparation de notes : mise en forme, impression, classement, préparation de parapheurs,;
- La préparation des dossiers de séance du Conseil de Paris, en lien avec la directrice de cabinet ;
- La rédaction de comptes-rendus simples ;
- La préparation de dossiers d'arbitrages et d'informations.

7. Missions transverses:

- L'accompagnement des collaborateurs et collaboratrices dans les missions transversales

**Qu'attend -on de vous ?**
Expérience en cabinet d'élue ou d'élu souhaitée mais pas obligatoire

Qualités requises:

- Sens de l'accueil, diplomatie et qualités relationnelles
- Discrétion, confidentialité, rigueur
- Esprit d'équipe

Connaissances professionnelles:

- Maîtrise des logiciels et outils informatiques: Word, Excel, Outlook
- Organisation d'agendas
- Prises de notes, capacités rédactionnelles

Savoir-faire:

- Bonne organisation
- Capacité d'adaptation
- Prise d'initiative

**Quelles particularités du poste ?**
La Ville de Paris et le CASVP compensent le handicap de leurs agents par des aménagements raisonnables et vous accompagnent à toutes les étapes de votre carrière