Office Manager - Cannes, France - Caprini & Pellerin Architecture

Description

OFFICE MANAGER

Au sein de notre agence d'architecture, Il (elle) sera chargé(e) d'assister les associés dans certaines de leurs fonctions et au quotidien sera responsable du bon fonctionnement de l'Agence et de sa coordination.

**Accueil**:

- Accueil des visiteurs (clients, fournisseurs, entreprises )
- Standard téléphonique
- Gestion des livraisons (réception, dispatching, envois et suivi)
- Courrier entrant et sortant (mise en place d'un chrono d'envoi des LRAR pour suivi)
- Gestion de la boite mail Agence (lecture, dispatching, traitement )

**Gestion des services généraux**:

- Achat de fournitures, matériels, meubles ou bureautique liés à la vie quotidienne de l'entreprise (commandes, réception des commandes et contrôle des BL, distribution, gestion des contrats et validation des factures )
- Organisation et suivi contractuel : entretien et maintenance des locaux - fonctionnement technique des bâtiments - flotte automobile - parking - téléphonie (fixes, mobiles, ipad ) - Appartements (Relation agents immo, Mise en place des baux, états des lieux et différents contrats;Eau, EDF, internet, gestion des demandes locataires) et support quand nécessaire aux prestataires externes.

**Assistanat Associés**:

- Gestion des premiers contacts prospects (appel entrant, boite mail, suivi de la relation )
- Organisation des RDV clients et réservation restaurants
- Organisation des déplacements de la Direction
- Tout autre tâche d'assistanat de direction (relecture courriers, gestion des vœux, organisation évènements internes )

**Support aux équipes**:

- Réservation hôtels, billets, avions et gestion des notes de frais
- Gestion des salles de réunion - Mise en place d'un planning consultable par tous
- Gestion des stagiaires en lien avec le maître de stage (Validation des conventions de stage et retour Écoles, accueil )
- Assistance à la gestion des formations des collaborateurs en lien avec la personne en charge
- Gestion des demandes diverses des collaborateurs et support administratif

**Showroom**:

- Accueil clients - organisation des visites privées
- Vente
- Relation Agence /Antiquaires/Galleristes
- Livraisons mobilier/œuvres d'art
- Organisation évènements ponctuels type vernissage
- Gestion des stocks du Showroom en relation avec le pôle décoration

**Qualités attendues**:
Sens du service
Sens des priorités et réactivité
Bon sens et « débrouillardise »
Polyvalence et souplesse
Aisance relationnelle (capacité d'adaptation, très bonne expression orale et écrite)
Excellente présentation

**Expérience souhaitée**
3 ans dans un poste similaire
Maîtrise parfaite du pack office (excel, word et Power Point)
Indesign serait un plus
Anglais courant (écrit oral) indispensable

Type d'emploi : Temps plein

Programmation:

- Périodes de travail de 8 heures

Question(s) de présélection:

- Possédez-vous une expérience dans le secteur de l'architecture ou de l'art?

Langue:

- Anglais (Exigé)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail