Assistant ou Assistante de Direction - Nantes, France - Département de Loire-Atlantique

Département de Loire-Atlantique

Entreprise vérifiée

Nantes, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

La direction infrastructures exerce pour le compte du Département, dans le cadre des compétences routes, voies navigables, les missions suivantes : le développement et la modernisation du réseau routier (routes et ouvrages d'art) et cyclable départemental, dans le respect des orientations du projet stratégique, la surveillance, l'entretien et la modernisation des ouvrages d'art de franchissement de Loire, la gestion, l'exploitation des voies navigables.

**Missions et activités**
L'assistant ou l'assistante de direction assure l'assistance du directeur, en apportant une aide en termes d'organisation générale, de gestion, d'information, de suivi des commandes et de classement.

**Activités principales**:

- Assurer le secrétariat du directeur : accueil physique et téléphonique avec une plage horaire étendue, gestion de l'agenda, des réunions, des déplacements, réalisation de travaux de bureautique, gestion du courrier entrant et sortant, diffusion de l'information, contrôler les délais et les commandes, consolidation des réponses au titre de la direction,
- Assister le directeur dans le cadre de ses activités et responsabilités,
- Assurer le pivot entre la direction, les collaborateurs et l'environnement,
- Établir et consolider les ordres du jour des réunions de direction et toutes réunions relevant de la direction,
- Assurer l'interface et le reporting vers le secrétariat de la direction générale aménagement,
- Préparer des dossiers pour les réunions, des diaporamas, des reproductions,
- Prendre des notes lors de réunions et rédiger les comptes-rendus,
- Participer à l'élaboration de documents type selon les besoins (planning de formations, congés, astreintes),
- Assurer l'archivage et le classement,
- Appliquer les instructions et les modes opératoires encadrant ses activités,
- Réaliser l'auto-contrôle de ses activités,
- Participer aux programmes d'actions prioritaires,
- Détecter les non-conformités,
- Assurer toute autre mission à la demande du directeur,
- Assurer l'intérim de l'assistante de la sous-direction études avec laquelle elle collabore étroitement (et réciproquement) pour assurer la continuité du secrétariat de la direction.

**Compétences attendues**
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) et des logiciels métier internes (Délib production, Admimail, Temptation)
- Aptitudes relationnelles, sens du travail en équipe, polyvalence et réactivité
- Aptitudes rédactionnelles, capacité d'analyse, de synthèse rédactionnelle et de relecture critique des documents
- Capacité d'autonomie, de rigueur et de discrétion
- Capacité d'initiative, d'écoute, de reformulation et de transmission des informations et commandes

**Avantages sociaux**
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