Assistant Administratif - Ollioules, France - audat

Description

L'agence d'urbanisme de l'aire toulonnaise et du Var, , est une association loi 1901, qui regroupe dans son partenariat l'Etat, la Métropole Toulon Provence Méditerranée, le Département du Var, les collectivités locales et territoriales varoises etc.

Composée d'une équipe pluridisciplinaire d'une vingtaine de collaborateurs experts, l'agence d'urbanisme de l'aire toulonnaise et du Var œuvre, dans un cadre partenarial et au bénéficie de ses membres, à la définition, la mise œuvre et la cohérence des politiques de développement et d'aménagement des territoires.

Acteur incontournable de l'ingénierie territoriale au plan départemental, l' est l'outil des territoires du Var qui la mobilise chaque année sur des champs variés.

En 2024, l' fête ses 20 ans, investit sur un projet d'agence et lance un certain nombre de nouveaux chantiers administratifs.

Dans ce contexte de surcroît d'activité, l' souhaite renforcer les fonctionssupports de son équipe avec un(e) assistant(e) administratif(ve).

Vous serez en relation directe avec la responsable administrative et vous contribuerez principalement à ses côtés à la gestion administrative de l'agence dans les domaines suivants:
**Secrétariat et assistanat de direction**:

- Vous assurez les tâches quotidiennes de secrétariat classique, accueil téléphonique traitement du courrier, rédaction de courriers, notes, comptes rendus ;
- Vous organisez et planifiez les rendez-vous, les réunions, demandés par la Direction ainsi que les déplacements professionnels de l'équipe ;
- Vous appuyez la responsable administrative dans l'organisation des instances inhérentes à la vie associative de l'Agence (conseils d'administration et assemblées générales) : préparation des convocations, des dossiers et supports de réunion, réservation de salles, phoning, procès-verbaux, délibérations... ;
**Ressources Humaines**:

- Vous appuyez la responsable administrative dans la gestion des ressources humaines : affiliation des salariés aux divers contrats de protection sociale (mutuelle, prévoyance, retraite...), suivi des congés et absences du personnel, remboursement des frais de déplacement, inscription des salariés à des formations professionnelles, demande et suivi des prises en charge des formations, gestion des différents tableaux de suivi RH... ;
- Vous assurez la remontée des variables de paies auprès du cabinet comptable ;
**Comptabilité**:

- Chaque mois vous effectuez les rapprochements bancaires et enregistrez les factures fournisseurs pour envoi au cabinet comptable ;
- Vous assistez la responsable administrative dans le suivi budgétaire,par la mise à jour d'outils de suivi (encaissement des cotisations et subventions, suivi des dépenses etc.) ;
**Moyens généraux**:

- Vous participez à la gestion des moyens généraux de l'Agence : commandes de fournitures, demandes de devis, rédaction de cahiers des charges, paiement des factures, relation avec les fournisseurs et prestataires de service, suivi des contrats, résolution des éventuels problèmes etc.

**Evénementiel**:
En lien avec la chargée de mission communication et infographie de l'Agence:

- Vous participez et aidez à l'organisation des évènements de l'Agence : séminaires, ateliers, conférences etc.
- Vous travaillez à la création et à la mise un jour d'un annuaire de tous les partenaires de l'Agence.

**Vos compétences et qualités**:

- Vous présentez des qualités avérées de communication avec une aisance écrite et orale ;
- Vous disposez de solides capacités organisationnelles et d'adaptabilité ; > Votre polyvalence vous permet de prendre en charge de manière très opérationnelle un éventail d'activités quotidiennes ;
- Vous maîtrisez la suite Microsoft Office notamment Outlook, Word et Excel ;
- La prise en main de nouveaux outils informatiques et web ne vous effraie pas ;
- Vous avez le goût du travail collaboratif ainsi qu'un bon sens du relationnel ;
- Rigueur, polyvalence, discrétion et sens des responsabilités, sont des qualités indispensables pour ce poste, tout comme la curiosité qui vous permettra d'appréhender et comprendre le monde des agences d'urbanisme ;
- Des connaissances du fonctionnement associatif et/ou des collectivités territoriales sont un plus.

Type d'emploi : Temps plein, Temps partiel, CDD
Durée du contrat : 18 mois

Salaire : à partir de 1 800,00€ par mois

Nombre d'heures : 35 par semaine

Avantages:

- RTT

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Période de travail de 8 Heures
- Travail en journée

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Requis)

Expérience:

- Expérience administrative: 2 ans (Requis)

Lieu du poste : En présentiel