Administratif (F/H) - Paris, France - Louis Vuitton

Louis Vuitton

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

POSTE

Vous aimez rendre service et être un.e partenaire de confiance ? Réaction, discrétion, diplomatie sont vos mantras ?

En tant qu'Assistant.e , vous participerez à l'organisation du bureau du Président de la zone Europe Middle East Africa en fournissant une assistance administrative dans les opérations quotidiennes et en aidant à la coordination d'autres activités. Vous serez également un soutien pour diverses présentations et/ou tâches, selon les besoins.

**Organisation et préparation des voyages**
- Préparer les voyages et les demandes de visa : Approbation des voyages et des dépenses, vérification des vols, réservation des hôtels, émission des billets, cartes d'embarquement, PLF,...
- Effectuer les notes de frais et les souscriptions d'assurance
- Préparer les dossiers pour l'approbation du président (notes de frais, demandes de voyage, documents juridiques,...) et les transmettre aux interlocuteurs concernés
- Identifier et suivre les plaintes des clients

**Soutien logistique et administratif**
- Mettre régulièrement à jour les documents de suivi : Listes des membres de l'équipe, listes des directeurs de magasin, planification des voyages et des formations, jours fériés et vacances de l'équipe de Direction et des Directeurs de pays
- Mettre à jour les listes des Responsables de Magasin de la zone EMEA et relayer l'information à l'équipe centrale en charge de la base de données des magasins et des rapports de visite des magasins
- Coordonner les demandes & commandes de fournitures de bureau
- Suivre les abonnements de magazines pour le bureau
- Mettre à jour les dossiers sur les serveurs (mise à jour des documents)

**Organisation d'événements**
- Aider à l'organisation d'événements tels que petits-déjeuners, déjeuners, fêtes de départ, séminaires...
- Envoyer des fleurs ou des cadeaux pour des événements exceptionnels (mariage/naissance/enterrements)
- Coordonner avec l'ensemble des départements pour les séminaires et autres événements

**Coordination et soutien aux autres départements**
- Aider à l'accueil des nouveaux arrivants
- Entretenir des relations professionnelles avec tous les niveaux de la direction de Louis Vuitton Global et avec les parties externes afin d'apporter un soutien si nécessaire.

Liste non exhaustive, selon votre profil et vos appétences vous pouvez être amené à travailler sur d'autres missions.

PROFIL

Vous suivez actuellement une formation d'assistanat, idéalement pour une période de 2 ans.

La maîtrise de l'anglais (à mínima à l'écrit) et du français est essentielle.

Vous êtes reconnu.e pour vos compétences élevées en matière de communication et d'organisation ainsi que votre sens du détail.

Vous êtes capable de fournir un soutien exceptionnel et proactif tout en préservant la confidentialité.

Vous souhaitez travailler dans un environnement au rythme rapide et dans un contexte commercial en constante évolution. Vous êtes flexible afin de vous adapter à différents horaires de travail, si nécessaire.

La maîtrise des systèmes informatiques tels que Microsoft Office, la connaissance de Concur serait un plus.