Assistant Administratif - Paris, France - Centre médical et de prévention Ellasanté / Fondation PiLeJe

Description

**« ASSISTANT- E ADMINISTRATIF-VE »**
- **Direction et Gestion du Personnel**_

**Description Centre Ellasanté & Fondation PiLeJe**

Le Centre ELLASANTÉ est un Centre médical et de prévention, situé au cœur de Paris.

En lien avec la Fondation PiLeJe abritée par la Fondation de France, le Centre propose, en complément des consultations et examens, des bilans de santé et des solutions d'accompagnement au changement des modes de vie.

Ils comptent actuellement une soixantaine de salariés avec une majorité de personnels médicaux et administratifs.

**Description du Poste**

Placé-e sous la responsabilité directe de la Direction, l'Assistant Administratif H/F (Direction et Gestion du Personnel), est chargé-e de l'exécution efficace des tâches administratives du Centre de Santé et de la Fondation PiLeJe en lien avec les équipes et avec les prestataires extérieurs mandatés pour ce faire (cabinet comptable notamment).

Il/Elle assure la préparation des contrats de travail des salariés, le suivi administratif de leur mise en œuvre (recueil et transmission des heures effectuées pour établissement des fiches de paie, contrôle des fiches de paie et mise en règlement des salaires).

En lien étroit avec la Direction, il/elle prépare, suit administrativement les commandes (vérifie auprès des personnes concernées que les commandes ont été livrées/effectuées avant paiement), prépare les virements de paiement pour visa par la Direction. Il/Elle veille au paiement des factures émises et alerte la Direction en cas de retard de paiement.

Il/Elle assure la gestion des communications liées à ses fonctions, de préférence par écrit dans un langage clair et bien orthographié.

Il/Elle rédige les comptes rendus des réunions de la Direction auxquelles il/elle assiste : Conseils d'administration, CODIR, et autres.

**Missions Principales**

**Support Administratif**:

- Gestion du courrier
- Extraction quotidienne des relevés des paiements en CB sur le compte bancaire (notamment pour rapprochement TPE par le secrétariat administratif médical)
- Préparation et suivi des réunions de Direction : CODIR / Conseil d'administration et autres, incluant la rédaction des comptes rendus
- Remise en banque des chèques et espèces chaque semaine

**Gestion Documentaire**:

- Extraction des devis et factures pour transmission au cabinet comptable
- Archivage numérique des factures et préparation pour validation hebdomadaire par la Direction
- Suivi des factures et paiements

**Gestion du Personnel**:

- Recevoir et traiter les demandes administratives des salariés par mail (réponse aux questions relatives aux fiches de paies, demandes de congés, tickets restaurants, arrêts maladie, etc )
- Préparer les contrats de travail et gérer les avenants des contrats médicaux
- Gestion des paies - Saisir les variables de paie (primes, absences) dans le logiciel dédié et assurer l'interface avec le cabinet en droit social

**Profil Attendu**
- **Honnêteté et Rigueur**
- **Compétences avancées en gestion administrative et communication** : aptitude à gérer efficacement une variété de tâches administratives avec méthode. Capacité à communiquer clairement et efficacement, à l'écrit comme à l'oral.
- **Capacité à travailler de manière autonome et organisée** : forte aptitude à structurer son travail de manière autonome, répondant à un besoin de méthodologie et de rigueur. Importance accordée à la mise en place de systèmes de suivi et d'organisation.
- **Développement des compétences de gestion du temps** : capacité à prioriser les tâches et à gérer efficacement le temps pour répondre aux exigences de délai,.
- **Engagement envers le professionnalisme et la responsabilité** : disposition à prendre des responsabilités croissantes. Démontrer une attitude de responsabilité face aux erreurs et une volonté d'apprendre de celles-ci.
- **Bonnes compétences relationnelles**: capacité à développer des relations professionnelles solides, basées sur le respect et la compréhension mutuelle.

**Expérience** : 5 ans minimum

**Formation** : Bac + 2/3 - Diplôme Assistant RH et/ou Assistant Gestion et/ou Assistant Direction

**Salaire** : 35 à 38 KE brut / an selon Expérience - Statut Cadre

**Lieu** : Paris 8

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 35 000,00€ à 38 000,00€ par an

Avantages:

- Flextime
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Primes

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 03/06/2024