Assistant(E) Administratif(Ve) - Montpellier, France - ANT CONGRES
il y a 2 semaines
Description
L'agence ANT Congrès est localisée dans le coeur historique de la ville de Montpellier (écusson, à proximité immédiate de l'arc de triomphe du Peyrou). Septième ville de France, Montpellier est depuis toujours attachée au domaine de la santé : elle dispose de la faculté de médecine en activité la plus ancienne du monde (800 ans) et apparaît comme l'une des capitales du secteur.ANT Congrès, agence internationale de communication et d'événementiel se dédie exclusivement au domaine de la santé. L'humain et l'écoute sont au coeur de notre processus d'organisation en présentiel ou en distanciel. Nous oeuvrons quotidiennement pour construire & donner vie aux projets de nos clients, des fondations aux dernières finitions. Nos clients sont pour la plupart des associations professionnelles de santé. Dispersées aux quatre coins du monde (Europe, Asie et États-Unis), notre rôle est de rassembler les membres en présentiel ou en digital et maintenir ainsi les liens entre eux en favorisant la transmission des connaissances.
Vos missions
**Missions principales**: Apporter un soutien administratif aux chargés de congrès et à la Direction : Support congrès
\- Gérer quotidiennement les différentes boites mails et le téléphone
\- Assurer la gestion administrative et la facturation des congrès : gestion des contrats des différents partenaires, émission des documents demandés (lettre de sollicitation, lettre de mandat etc ), émission de devis, de factures, relances sponsors et gestion du suivi de la partie financière en collaboration avec le chargé de projet
\- Régler les factures des prestataires
\- Faire les rapprochements relevés bancaires / factures pour envoi l'expert-comptable (mission mensuelle)
\- Mise à jour mensuelle du budget des congrès avec le relevé bancaire
Support associations professionnelles de santé
Secrétariat Associations Professionnelles de Santé
\- Planification de réunions (doodle, mail ), gestion de la boîte mail, rédaction et envoi des comptes-rendus de réunion
\- Travailler en étroite collaboration avec le bureau des associations dans l'organisation et la mise en place de projets et vie administrative d'une association (AG, CA, Cotisations etc..)
\- Mise à jour ponctuelle du site internet des associations
\- Actualisation de fichier Support direction
\- Accueil téléphonique
\- Suivi de planning de congés
\- Préparation deplacement et réunions de la directrice
\- Suivi des contrats de maintenance des équipements de la structure
\- Évaluation et suivi des besoins en approvisionnement de fourniture
Vos compétences
Compétences attendues
\- Maîtriser les logiciels informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet)
\- La connaissance d'outils collaboratifs (zoom, teams,...), d'un logiciel de comptabilité.
\- Aisance rédactionnelle
\- Esprit de synthèse Votre profil - Bac +2 minimum / Minimum 2 ans d'expérience
\- Capacité à travailler dans un espace de type « open-space »
\- Sens du travail en équipe
\- Gestion des priorités
\- Rigueur et organisation
\- Capacités d'anticipation
\- Autonomie
\- « Multitasking »
Avantages
**Avantages**:
\-Ticket restaurant
\-Mutuelle
\-Prise en charge transport à hauteur de 50%
\- Contrat d'intéressement
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