Assistante médico-administrative Urgences/Réa - Carcassonne, France - Centre Hospitalier de Carcassonne

Description

L'hôpital de Carcassonne, ouvert en 2014, dispose d'un large panel d'expertises pour desservir un bassin de population de habitants. Il propose ainsi une offre de soins de Médecine-Chirurgie-Obstétrique (MCO) et d'un plateau technique d'excellence (réanimation, soins continus, coronarographie, imagerie, radiothérapie, médecine nucléaire, hémodialyse...), Il héberge également le SAMU et un centre de formation via le CESU.

Intitulé du poste

SECRETAIRE MEDICALE temps plein

Catégorie professionnelle et/ou Corps et grade recherché(s)

Catégorie B / AMA ou catégorie C / Adjoint administratif

Famille / Spécialité professionnelle / Métier

Famille : Gestion de l'information / Sous-famille : Gestion médico-administrative et traitement de l'information médicale / Code métier : 40L20

Unité Fonctionnelle

Pôle

URGENCES – REANIMATION

UAPED - PASS

RUSS

Localisation du poste de travail

CENTRE HOSPITALIER DE CARCASSONNE – 1060 chemin de la Madeleine – CS 40001

11010 CARCASSONNE Cedex 9

Lieux d'intervention

Centre Hospitalier de Carcassonne

Présentation du service d'affectation - Localisation

Rez-De Chaussez – service des urgences

Description synthétique du poste

Description reproduite en cas de publication de poste

Secrétaire médicale.

Assure le bon fonctionnement du secrétariat, la réception, la transmission et la coordination des informations avec le service et les intervenants extérieurs.

Missions principales (non exhaustives)

· Accueil physique et téléphonique des personnes en demande de documents administratifs,

· Accueil des patients sortants pour remise des documents de sortie (courriers, résultats examens, certificats etc...) et programmation de rdv post urgences,

· Production : comptes rendus, lettres médicales ou administratives, certificats médicaux et rapports de médecine judiciaire,

· Edition des tableaux journaliers des gardes et astreintes des médecins urgentistes et spécialistes, transmission par papier et par mail selon liste de diffusion. Toute modification le jour même devant impérativement être tracée,

· Gestion des stocks des documents administratifs dans les différents secteurs de soins,

· Saisie des actes,

· Scannage et archivage +++ (feuille intervention, ECG, dossier hospitalisation),

Remplacement sur les autres postes du pôle :

· Recueil et contrôle de l'activité,

· Saisie ORU / SAS,

· SDIS (patients remarquables).

Description des taches de selon les postes (non exhaustives)

· Accueil physique des patients et orientation (consultations maternité, centre de prélèvement, SIM, laboratoire, radio...).

· Accueil téléphonique et réorientation autres services du CH et/ou régul :

Gestion des appels téléphoniques externes et internes.

Gestion de programmations des rendez-vous d'examens post urgence.

· Edition du compte rendu des passages pour radiographies faites la veille pour interprétation par le radiologue et éventuellement, re-convocation des patients.

· Vérification des documents médicaux du patient non hospitalisé : envoi de TDM ou écho, numérisation, archivage + doc perso, objet (tout est tracé dans RdvWin).

· Edition des tableaux journaliers des gardes et astreintes des médecins urgentistes et spécialistes, transmission papier et mail selon liste de diffusion. Toute modification le jour même devant impérativement être tracée.

· Distribution du courrier « arrivé ».

· Distribution des résultats examens des patients dans les services où ils ont été orientés.

· Saisie de l'activité

· Etablissement du planning mensuel de Réanimation (prévisionnel et réalisé).

· Gestion de toutes les boites mails (dont messagerie sécurisée Medimail).

· Courrier de liaison type pour information médecins traitants.

· Suivi patients réorientés vers la médecine de ville (procédure mao).

· Gestion des stocks d'imprimés administratifs dans les différents secteurs de soins.

• Si déclenché par la régulation médicale, préparation documents avant signature du médecin de : certificat médical, arrêt de travail, bons de transports...
• Gestion et archivage dossiers médicaux pour l'UHCD et la Réanimation, USSAP, UAPED.
• Frappe des courriers de sortie UHCD, REA et des comptes rendus UMJ tapés rapidement pour transmission au tribunal.
• Rôle d'encadrement (des internes des urgences et de la réanimation) et de tuteur auprès des stagiaires. Vis à vis d'un nouvel arrivant ou d'un élève, il fournit les informations et explications nécessaires à son intégration. Il contrôle les tâches accomplies et réajuste si cela est utile.
• Gestion logiciel Rubis en tant qu'administrateurs (création accès médecins et soignants).
• Gestion chambre carcérale (récupération dossier anesthésie, information cadre pour réservation puis dépôt dossier la veille dans le service.
• Attestation PV SAMU pour ambulanciers privés lors d'infractions.

LIENS HIERARCHIQUES

HIERARCHIE ADMINISTRATIVE

HIERARCHIE FONCTIONNELLE

Direction des Ressources Humaines,

AAH - Responsable des secrétariats médicaux,

AMA référente de pôle (coordination).

Chef de Pôle,

Chef d'UMA,

Praticiens hospitaliers du service,

Cadre supérieur de Santé co-gestionnaire de pôle,

Cadre de Santé du service.

LIENS FONCTIONNELS

INTERNES

EXTERNES

Chef de pôle,

Chefs des Unités Médicales d'Activité,

Praticiens hospitaliers des Unités Médicales d'Activité,

Cadres de santé,

Médecins Responsables des UMA,

AMA référentes de pôle (coordination),

Personnel.

Secrétariats médicaux du Centre Hospitalier,

Personnel médical, paramédical et administratif du CH,

Médecins et secrétaires extra hospitaliers,

Usagers externes.

QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES

Intitulé

Niveau recherché

S

A

M

E

CONNAISSANCES

Bureautique - Secrétariat

X

Codage des actes

X

Communication

X

Droits des usagers, patients

X

Organisation et fonctionnement interne

X

Réglementation des archives

X

Terminologie médicale

X

SAVOIR FAIRE

Accueil et orientation des personnes, des patients et des usagers

X

Capacité à s'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou au téléphone

X

Rédaction et mise en forme de documents

X

Capacité d'analyse et de priorisation

X

Travail en équipe et en réseau

X

Utilisation des outils bureautiques et logiciels métiers

X

Secret professionnel – Droit de réserve

X

SAVOIR ETRE

Qualité d'adaptation

X

Rigueur

X

Patience et écoute

X

Sens de la collaboration, du travail en équipe

X

Exemplarité

X

Réserve

X

Implication

X

S : sensibilisation / A : application / M : maîtrise / E : expertise

Profil

Pré requis obligatoires :

· Aisance à la saisie des comptes rendus,

· Maîtrise de la terminologie médicale,

· Savoir-être.

Pré requis souhaités

æ Compétences techniques :

• Maîtrise des outils informatiques, facilités d'adaptation aux nouvelles techniques,

• Maîtrise de la fonction d'accueil,

Ÿ Connaissances associées : législation et réglementation de l'assurance maladie, droits du patient hospitalisé.

æ Compétences sociales :

• Travail en équipe,

• Transmission de l'information,

•Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient.

æ Compétences organisationnelles :

• Facilités d'adaptation à la polyvalence,

• Facilités d'adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles.

Conditions d'exercice

Rythme de travail :

JOUR à Amplitude : 7 H 40 du lundi au vendredi.

Exigences relationnelles :

Discrétion,

Ecoute et disponibilité,

Réactivité,

Travail en équipe,

Polyvalence,

Adaptabilité,

Logiciels utilisés :

• CROSSWAY,

• WORD, EXCEL, Outlook,

• VOX-T,

• Cpage,

• GRIMOIRE,

• URQUAL,

• WEBSANTE,

• RUBIS,

• Logiciel archives,

• Internet et Intranet.

Autres renseignements

Visa de l'autorité hiérarchique

Contacts

Service demandeur

Gestionnaire

Nom

Fonction

Tél

Adresse mail

Mme ELOY Véronique

Attachée d'Administration Hospitalière

Responsable des secrétariats médicaux

Nom

Fonction

Tél

Adresse mail

Mme Emmanuelle PROT

Directeur des Ressources Humaines et de la Politique Sociale

Pré requis obligatoires :

• Aisance à la saisie des comptes rendus,
• Maîtrise de la terminologie médicale,
• Savoir-être.

Pré requis souhaités

æ Compétences techniques :

• Maîtrise des outils informatiques, facilités d'adaptation aux nouvelles techniques,
• Maîtrise de la fonction d'accueil,

Ÿ Connaissances associées : législation et réglementation de l'assurance maladie, droits du patient hospitalisé.

æ Compétences sociales :

• Travail en équipe,
• Transmission de l'information,
• Coordination avec les équipes médicales et soignantes pour la prise en charge globale du patient.

æ Compétences organisationnelles :

• Facilités d'adaptation à la polyvalence,

• Facilités d'adaptation aux nouvelles techniques organisationnelles.