Encadrant Des Secrétariats Médicaux Du Pôle Cur - Mulhouse, France - Groupe Hospitalier de la Région de Mulhouse et Sud Alsace

Groupe Hospitalier de la Région de Mulhouse et Sud Alsace

Entreprise vérifiée

Mulhouse, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Le pôle CPV est composé des services de**:

- Cardiologie
- Pneumologie
- Médecine Vasculaire
- Chirurgie Cardiaque
- Chirurgie Vasculaire

Missions
- Organisation et répartition du travail des secrétaires du pôle (30 agents) en adéquation avec l'activité médicale et sous l'autorité du cadre de Pôle

Activités principales
Activités liées à la chefferie de Pôle
- Membre des bureaux de Pôle, elle assure la gestion administrative des instances du Pôle (préparation, convocations, CR de réunions )
- Saisie de l'activité médicale du Pôle sur GTMED en lien avec un médecin du Pôle
- Saisie et transmission des tableaux de gardes des médecins et PH aux différents interlocuteurs
- Saisie et transmission des tableaux de gardes, de service des internes aux différents interlocuteurs

Organisation du travail
- Organisation et répartition du travail des agents sous sa responsabilité
- Mise à jour des profils de poste et fiches de tâches des secrétariats
- Coordination entre le chef de pôle et/ou le chef de service, le cadre de pôle, les médecins, les cadres, les autres secrétariats, les différentes directions (DSI, ressources matérielles, DRH, )

Gestion des ressources humaines
- Animation des équipes
- Planning prévisionnel, gestion de l'absentéisme et régulation du VHM des agents en conformité avec la politique institutionnelle définie dans PROSPER
- Encadrement et accompagnement des nouveaux agents et suivi formalisé de leur courbe d'apprentissage
- Accompagnement des agents en reconversion professionnelle positionnés sur des postes administratifs au sein du pôle en lien avec la coordination des secrétariats médicaux
- Evaluation annuelle des agents
- Participation au recrutement en lien avec la DRH
- Encadrement des étudiants et suivi des stages
- Commande de fournitures de bureau et formulaires divers

Gestion des risques et de la qualité
- Garante de l'identitovigilance, du bon accueil physique et téléphonique des patients, de la confidentialité et du respect absolu du secret médical dans tous les postes administratifs du pôle
- Archivage : garante de l'archivage intermédiaire, état des lieux et amélioration des pratiques

Gestion de projet
- Elaboration et suivi de projets dans le périmètre du secrétariat et de la coordination administrative

Spécificités du poste

**Poste d'encadrement**: bonne connaissance du travail de secrétariat et des règles RH requises
Qualifications requises
BTS tertiaire avec si possible une expérience d'encadrement d'équipe.

Savoir
Avoir une solide expérience professionnelle en qualité de secrétaire (7 à 10 ans).
Connaissance de l'hôpital et de son environnement ainsi que des évolutions institutionnelles.

**Connaissances - prérequis**:

- Bonne maitrise du français : grammaire et orthographe, capacités rédactionnelles
- Bonne maitrise informatique : pack office et Logiciels du SIH-DPI
- Maitrise des règles de secrétariat
- Maitrise des procédures d'identitovigilance
- Bonne connaissances en terminologie médicale
- Bonne connaissance du système de santé et du fonctionnement institutionnel : notions de T2A, PMSI, droits du patient,

Savoir-faire
- S'adapter aux spécificités du service ou du pôle
- Hiérarchiser les priorités
- Savoir faire face aux situations inhabituelles
- Management d'équipe
- Gestion du stress
- Etre capable de proposer des améliorations organisationnelles sous forme de projet à sa hiérarchie
- Etre capable de concevoir et de tester de nouvelles organisations de travail en concertation avec le corps médical et la direction
- Etre capable de gérer les problèmes et de proposer des solutions concertées

Savoir être
- Avoir la capacité à se positionner en tant que responsable hiérarchique
- Capacité à travailler en équipe, esprit de collaboration
- Engagement professionnel
- Dynamisme
- Sens de l'écoute
- Tact et discrétion, respect de la confidentialité
- Tolérance, ouverture d'esprit, disponibilité
- Savoir dire non et prendre du recul
- Sens du service public

Groupe Hospitalier de la Région de Mulhouse et Sud Alsace
Le Groupe Hospitalier de la Région de Mulhouse et Sud Alsace est un établissement public de santé proposant l'ensemble des spécialités médicales et chirurgicales, excepté la neurochirurgie. A ce titre, il est l'hôpital de référence du territoire de santé n°4, et l'établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire n°12.

**Il est le résultat de la fusion de 7 établissements**: Centres Hospitaliers de Mulhouse, Thann, Cernay, Altkirch, Sierentz ainsi que les EHPAD de Bitschwiller-lès-Thann et de Rixheim.

Le GHRMSA est également le principal membre du GCS nouvelle clinique des 3 frontières composé d'un pôle privé (chirurgie, médecine, gynécologie-obstétrique), et d'un pôle public (urgences, soins de suite et de réadaptation).

**Le GHRMSA se compose des caractéristiques su