Office Manager/gestionnaire Du - Paris e, France - HYPRA

HYPRA
HYPRA
Entreprise vérifiée
Paris e, France

il y a 3 semaines

Sophie Dupont

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter
Description
OFFICE MANAGER/ GESTIONNAIRE DU BACK-OFFICE/ASSISTANT DE GESTION CHEF DE TPE

Hypra, entreprise solidaire d'utilité sociale et Jeune Entreprise Innovante est spécialisée en inclusion numérique. Son approche de la formation par les soft skills et smart skills en fait un opérateur de médiation numérique unique en son genre, classé dans le TOP50 de l'entrepreneuriat à impact et n°1 en inclusion numérique.

Pour répondre à la réorganisation de son équipe de back-office, l'équipe Hypra recherche un/une **office manager / assistant(e) de gestion.**

**L'Office Manager / Assistant de Gestion / Gestionnaire Back-Office est un nouveau métier** qui est apparu au sein des entreprises nordiques. En France, son poste se situe entre celui de l'assistant de directionet celui d'un responsable administratif et financier, car il a plus de missions que le premier sans avoir autant de responsabilités que le second.

Il travaillera sur toutes les missions de back-office auprès du Directeur des Opérations et des Commerciaux de la structure sur les missions suivantes:
Assistance administrative

Comptabilité générale (en lien avec l'expert comptable)

Assistance commerciale

Commandes fournisseurs

Administration des ventes

Paie & Ressources Humaines

Facility management

Happiness management, organisation des événements d'équipe

Gestion des locaux

Vos missions seront:

- Accueil des rendez-vous, gestion des appels téléphoniques
- Saisie de données sur l'ERP Dolibarr
- Préparation des réunions
- Vérification des plannings de rendez-vous et de télétravail
- Organisation des déplacements (réservation des logements, transports...)
- Archivage des pièces comptables liés aux frais de déplacement, constitution et envoi des dossiers de frais pour remboursement auprès des organismes d'accueil.
- Classement et archivage des dossiers (physiques et digitaux)
- Veille de la bonne tenue des bureaux, être l'interface avec les sociétés de maintenances
- Suivi, approvisionnement des besoins en consommable et fournitures
- Préparation de différents dossiers administratif
- Relevé, archivage, et intégration des factures fournisseurs, des subventions financières dans notre système de gestion comptable _(ERP Dolibarr)_
- Saisi des factures clients, validation des règlements ou recouvrements clients
- Suivi des ventes et renseignement des données sur les tableaux excel en rapports
- Recrutement : dépôt et classement sur les job board
- Planifier, organiser les événements internes (petits déjeuners d'Onboarding, pot de départ, team building...)
- Superviser les achats de cadeaux ou liste de dons

Vous disposez d'un savoir être évident qui vous permettra d'intégrer et de progresser au sein de notre équipe:

- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Confidentialité
- Écoute et communication
- Aisance à prendre des feedbacks
- Priorité donnée aux sujets commerciaux
- Agilité numérique
- Sens du travail en équipe
- Curiosité et sens critique
- Engagement

**Type de contrat**: CDD, Intérimaire, ou Stage à plein temps de 6 mois pouvant déboucher sur un CDI.

**Type de poste** : 100% ETP (pas alternance ni travail à temps partiel)

**Contexte de la prise de poste**: vacance suite à arrêt maladie et fin d'un CDD

**Date de la prise de poste**: 01/06/2023 au plus tard

**Lieu**: 28 rue de la Chapelle 75018 Paris

**Télétravail** : 2 jours par semaine après la fin de la 2ème période d'essai

**Durée de la période d'essai** : 2 mois renouvelable une fois

**Statut** : non-cadre.

**Mutuelle**: Alan, prise en charge à 60 %

**Transport**: Pass Navigo - 50%

**Salaire** : entre 27 et 33K annuel selon le profil de compétences

Type d'emploi : Temps plein, Intérim, CDD, Stage
Durée du contrat : 6 mois

Salaire : 27 000,00€ à 33 000,00€ par an

Avantages:

- Participation au transport

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Périodes de travail de 8 heures
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 01/06/2023
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