Assistant(E) de Direction - Le Havre, France - HYVIA

HYVIA

Entreprise vérifiée

Le Havre, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**« HY » pour hydrogène, « VIA » pour route**: HYVIA ouvre la voie à une mobilité décarbonée, avec des solutions de mobilité hydrogène. Créée en juin 2021, HYVIA est une joint-venture détenue à parité par Renault Group, acteur majeur de l'industrie automobile, et Plug Power, leader mondial des solutions clés en main hydrogène et piles à combustible.

Basée en France et commercialisant à travers toute l'Europe, HYVIA propose un écosystème complet et unique qui comprendra des véhicules utilitaires légers à pile à combustible, des stations de recharge à hydrogène, des électrolyseurs ainsi que des services de financement et de maintenance de flottes.

Vos missions

HYVIA MANAGEMENT - PERSONNEL DE HYVIA (80%)
- Faire le lien et le support au Committee Management si le Président en fait la demande
- Fournir un soutien à la gestion d'événements sur demande.
- Aider les membres du conseil d'administration à organiser les déplacements, l'hébergement et les repas, au besoin.
- Coordonner toutes les réunions du Committee Management et aider aux réunions du personnel et aux événements au besoin.
- Assurer un rôle de « gardien » et de « passerelle », en fournissant un pont pour une communication fluide entre le Président et les équipes, en faisant preuve de leadership pour maintenir la crédibilité, la confiance et le soutien du Committee Management.
- Travailler avec le Committee Management pour coordonner les activités de sensibilisation du Président. Faire le suivi des contacts établis par le Président pour cultiver des relations continues.
- Gérer tous les aspects organisationnels, administratifs. Assister dans l'élaboration de politiques et de procédures administratives pour améliorer le flux de travail et anticiper les besoins futurs à mesure que l'organisation se développe. Aider à la sélection des fournisseurs et à l'achat de l'équipement, des services et des fournitures nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise.
- Réapprovisionner le matériel de bureau comme les petites fournitures de bureau, les fournitures informatiques etc
- Accueillir les invités et aidez à créer un environnement accueillant.
- Traiter et distribuer le courrier quotidien.
- Travailler avec le service Finances pour gérer un suivi de la flotte de voitures de société : commandes, factures, contrats de location à court et à long terme et rapport 2x/mois au comité.
- Travailler avec les services RH & IT pour accueillir les nouveaux arrivants : demande de badge d'accès aux sites Renault, attribution de bureau (Flex-Office).
- Travailler avec les managers, les services Achats & Finance pour accueillir de nouvelles entreprises externes dans le respect du droit du travail (plan de prévention, accès, attribution de bureau.)
- Autres projets dans l'intérêt général de l'organisation

Assistanat du Président et du Directeur (20 %)
- Gérer au quotidien le calendrier pour le Président et le Directeur. Prioriser les demandes de renseignements, résoudre les problèmes d'agenda (conflits de réunion); formuler des recommandations pour assurer le bon déroulement des engagements quotidiens. Assurez des ajustements précis des agendas pour permettre un déploiement transparent de la semaine.
- Effectuer une grande variété de tâches administratives qui facilitent la capacité du Président à diriger efficacement l'organisation, en recueillant et en préparant des informations pour les réunions avec le Committee Management ; en composant et en préparant la correspondance sur demande ; en organisant les déplacements ; et en remplissant les notes de frais.
- Servir de point de contact principal pour les demandes internes et externes sur toutes les questions relatives au Président / Directeur, y compris celles de nature hautement confidentielle ou critique. Prioriser et déterminer le plan d'action, l'aiguillage ou la réponse appropriée, en faisant preuve de jugement pour refléter le style du Président.
- Travailler en étroite collaboration avec le Président / Directeur pour le tenir bien informé des engagements et des responsabilités à venir, en assurant un suivi approprié. Agir comme un « baromètre », avoir une idée des problèmes qui se produisent dans l'environnement et tenir le Président / Directeur au courant. Anticipez les besoins du Président / Directeur avant les réunions, conférences, voyages, etc.

Vos compétences

PROFIL REQUIS

De formation BAC +2/3. Vous justifiez d'une expérience d'au moins 3 ans sur un poste similaire.

Vous avez la capacité d'anticiper les besoins, de penser de manière critique et d'offrir des solutions aux problèmes avec un haut niveau de professionnalisme et de confidentialité.

Vous savez gérer vos priorités

Vous maîtrisez les outils de bureautique et l'outil ERP.

La maîtrise de l'anglais est indispensable pour mener à bien les différentes missions.

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