Assistant(E) de Direction de Site Hôpital Civil - Strasbourg, France - Hôpitaux Universitaires de Strasbourg

Hôpitaux Universitaires de Strasbourg

Entreprise vérifiée

Strasbourg, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Société**:
Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d'enseignement et de recherche.

Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d'activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.

Avec plus de employés, professionnels médicaux et non-médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d'Alsace.

**Mission**:
**Missions**:

- **_Mission principale_**

Organiser pour les deux directeurs présents sur le NHC la gestion de l'information, des documents et des communications téléphoniques ainsi que la gestion logistique en lien avec les missions de direction de site et de direction déléguée de pôles.

Cette mission s'effectue sous la responsabilité des directeurs et en lien étroit avec le cadre de la direction de site.
- **_Activités et tâches du poste_**:

- Accueil et orientation des personnes (usagers, professionnels ),
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques,
- Organisation de réunions (avec organisation des déplacements ou prestations hôtelières, le cas échéant), visites, événements ,
- Gestion des agendas,
- Préparation et édition de dossiers en vue des réunions,
- Frappe et mise en forme de documents,
- Reproduction et diffusion de documents,
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage),
- Gestion logistique (commande des fournitures, gestion des salles de réunion, gestion des tickets de transport).

**Missions spécifiques à la direction de site**:

- Initiation et traitement des demandes d'intervention : opérations d'entretien et petits travaux du site,
- Suivi de l'affectation des locaux du 5e étage,
- Suivi du fonctionnement des délégations de service public de l'hôpital civil : Aklya (télévision) et Relais H,
- Après accord du directeur de site, organisation des manifestations intervenant sur les sites de la direction,
- Gestion sur GESTOR des congés/RTT/absences des contrôleurs de gestion de pôle, du responsable des transports internes et du responsable du standard,
- Contribution à la réponse aux réclamations et plaintes transmises par la direction de la qualité sur les sujets relatifs à la direction de site,
- Contribution à tout sujet relevant de la direction de site.

**Profil**:
**Compétences requises pour le poste**:

- **_Les savoirs_**

Bac professionnel secrétariat / BTS assistant de direction et/ou adjoint administratif

Connaissances souhaitables du secteur de la santé et de l'organisation hospitalière
- **_Les savoir-faire_**:

- Sens de l'organisation et de la priorisation
- Capacité à travailler en équipe, en réseau
- Polyvalence
- Capacité à élaborer, adapter et optimiser un planning de travail, de rendez-vous et de visites
- Capacité à utiliser les outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et les technologies de l'information et de la communication
- **_Les savoir-être_**:

- Sens du relationnel
- Rigueur
- Ponctualité

**Affectation**

Site du Centre-Ville - Nouvel Hôpital Civil

**Horaires**

Amplitude de présence entre 8h et 18 à adapter en fonction des besoins

Modèle journalier de travail : 7h30/jour

Pause méridienne : 30 min. au minimum