Ou Un Assistant de Direction - Colmar, France - Collectivité européenne d'Alsace

Collectivité européenne d'Alsace

Entreprise vérifiée

Colmar, France

il y a 6 jours

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Missions

La DGA Ressources regroupe les grandes fonctions supports de la Collectivité Européenne d'Alsace pour apporter les moyens humains, matériels, techniques et administratifs indispensables au bon fonctionnement de l'Administration.

La Direction de l'Immobilier et des Moyens Généraux est chargée d'assurer la gestion des biens immobiliers de la Collectivité.

Elle propose à la Direction Générale et aux élus des évolutions des politiques patrimoniales à partir de l'inventaire des biens et de leur usage. Elle réalise la programmation et la mise en œuvre des projets de construction et d'aménagement.

Elle a également pour vocation de mettre à disposition de l'administration les moyens nécessaires à son fonctionnement dans les domaines de l'accueil, de l'imprimerie, des fournitures de mobiliers et matériels, du courrier, du parc de véhicules, du nettoyage et de la maintenance des bâtiments départementaux.

**Sous l'autorité de votre responsable hiérarchique, vous êtes en charge de**:

- Soutenir l'Assistante de direction en résidence administrative à Strasbourg, assister le Directeur et ses Adjoints
- Participer au processus d'inscription des rapports et délibération en utilisant les outils et internes
- Anticiper les échéances administratives
- Garantir le respect des procédures internes à la CeA et à la DIMG
- Assurer le secrétariat des services de la DIMG au sein de l'équipe
- Coordonner la collecte des documents nécessaires aux subventions financières et en assurer les saisies
- Piloter des dossiers et démarches administratives nécessaires au fonctionnement de la DIMG

Fonction

**A ce titre, vos principales missions sont les suivantes**:
**1) Secrétariat et accueil de la Direction**:

- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la Direction
- Filtrer les appels et assurer le relais auprès des services compétents
- Rédiger des courriers et procéder à l'envoi et au suivi
- Etablir et suivre des demandes d'interventions ou travaux sous Active 3D
- Organiser les réunions pour la direction et les services, notamment les réunions auxquelles participent les élus
- Veiller, en binôme avec l'assistante de direction en résidence administrative à Strasbourg, au suivi des congés et absences des agents de la DIMG et notamment des secrétaires afin d'assurer une continuité de service

**2) Assistanat**:

- Sur leur demande, assister le directeur et ses adjoints dans le suivi de dossiers transversaux
- Assurer le suivi et la gestion de certains dossiers de la Direction et des services
- Gérer l'agenda du directeur et de ses adjoints
- Anticiper et organiser les déplacements du directeur
- Rédiger et diffuser des informations pour le compte de la Direction
- Participer aux réunions de Direction et rédiger les comptes rendus
- Gérer les courriers entrant et sortant de la Direction
- Préparer, mettre en forme les courriers et notes de la Direction : enregistrement, suivi du processus de validation et de signature (elise, Cortex, iparapheur, sharpoint...)
- Participer à la formalisation des rapports dans le logiciel CeActs : préparation des rapports, suivi des modifications en respectant les étapes de validation
- Favoriser la transmission d'informations au sein de la Direction

Profil recherché

Vous êtes idéalement titulaire d'un BAC/BAC+2 secrétariat de Direction et avez une expérience réussie dans des fonctions similaires.

**SAVOIR**:

- Connaissance des politiques et de l'organisation de la collectivité
- Connaissance des circuits et des procédures de la collectivité

**SAVOIR FAIRE**:

- Capacité à réagir en situation d'urgence et à résoudre les problèmes
- Sens de l'organisation
- Maîtrise des techniques de communication interne et externe (accueil)
- Capacité à rédiger des courriers ou des comptes-rendus
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook et Powerpoint)

**SAVOIR ÊTRE**:

- Engagement
- Dynamisme
- Esprit d'initiative
- Sens de l'écoute
- Capacité d'adaptation
- Capacité d'anticipation
- Discrétion professionnelle
- Sens du travail en équipe

Statut et particularités liées au poste

Recrutement statutaire ou à défaut par voie contractuelle (CDD)

Cadre d'emploi de recrutement : Rédacteur territorial

Résidence administrative située à Colmar (100 avenue d'Alsace)

Poste à temps complet (40h semaine)

RTT, tickets restaurant, amicale du personnel, participation employeur mutuelle.

23/01/2023