Agent de Gestion Administrative - Nantes, France - Mairie Guécélard

Description

Dans le cadre de la réorganisation des activités au sein du service administratif, la commune de Guécélard recrute un(e) assistant(e) de gestion administrative.

Sous l'autorité de la DGS, l'agent exerce principalement la gestion des ressources humaines, l'accueil du public, la gestion des élections, la prévention des risques.
L'agent peut également être sollicité pour assister l'agent comptable selon les pics d'activité.

Missions et conditions d'exercice

1. Gérer les ressources humaines de la collectivité
- Recueillir et répondre aux diverses sollicitations du personnel (accueil physique et téléphonique, correspondance écrite (courriers/courriels))
- Mettre à jour et assurer le suivi des dossiers individuels
- Assurer le suivi de carrières:

- Rédiger les arrêtés, les contrats, les certificats et autres documents administratifs
- Gérer les dossiers de retraite, de mutation et d'absence pour raisons diverses
- Assurer le suivi médical (médecine du travail, comité médical, protection sociale complémentaire, etc.)
- Assurer et suivre la formation continue
- Assurer le traitement de la paie (élaboration de la paie, gestion des bulletins, des déclarations sociales et des relations avec les différentes caisses)
- Assurer l'élaboration et le suivi des plannings : gestion des absences et des plannings annualisés
- Assurer le recrutement des agents et des stagiaires selon les besoins de la collectivité
- Gérer les dispositifs de prestations sociales pour les agents (correspondant CNAS, chèques cadeaux, organisation de moments de convivialité, etc.)
- Assurer une veille réglementaire dans le domaine des ressources humaines, conseiller la hiérarchie et les élus dans ce domaine

2. Assurer l'accueil du public
En fonctionnement alterné avec 2 collègues, à raison d'une journée par semaine, l'agent prend en charge l'accueil du public dans le bureau d'accueil pour assurer les missions suivantes:

- Accueillir, renseigner et orienter le public sur place ou par téléphone ;
- Gérer le courrier entrant/sortant ;
- Gérer les demandes les plus courantes à l'accueil (actes simples d'état civil, cimetière communal, location de salles, inscriptions sur liste électorale et sur le fichier des ordures ménagères, etc.)
- Assurer l'affichage réglementaire des actes administratifs

3. Organiser les élections politiques et professionnelles, le recensement de la population et l'élection des jurés d'assises
- Assurer l'organisation matérielle des scrutins de vote
- Assurer le lien avec les organismes officiels (Insee, Préfecture, etc.)
- Assurer les permanences nécessaires pour la gestion du fichier électoral pendant les périodes d'élections
- Gérer la liste des électeurs et l'édition des cartes

4. Missions secondaires:

- Assurer un binôme avec l'agent de gestion comptable et budgétaire en cas d'absence ou d'un renfort d'activité
- Participer à la mise en œuvre la politique de prévention des risques professionnels en tant qu'assistant de prévention

Profils recherchés

Compétences théoriques:

- Connaître l'environnement institutionnel des collectivités locales.
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Connaissances générales sur la gestion des ressources humaines dans la fonction publique territoriale
- Connaissances générales sur la gestion des actes administratifs (arrêtés, état-civil, élections...)
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Très bonne maîtrise des techniques bureautiques.

Savoir-faire opérationnel:

- Bonne expression orale et rédactionnelle
- Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique...)
- Analyse et gestion des demandes d'information.

Savoir-faire comportementaux:

- Capacité d'adaptation, d'organisation, de polyvalence, d'autonomie
- Aptitude à travailler en équipe
- Discrétion, sens de la confidentialité
- Bon relationnel, bonne présentation.

Avantages:

- Régime indemnitaire
- CNAS
- 12 jours de RTT à l'année en plus des congés légaux
- Télétravail 1 jour par semaine possible

Horaires sur 37h/semaine:

- Lundi au jeudi : 8h30-12h / 13h30-17h30
- Vendredi : 8h30-12h / 13h30-17h
- CV
- Lettre de motivation (préciser votre date de disponibilité pour la prise de poste)
- Arrêté de situation administrative le cas échéant
- Copie diplômes / formation le cas échéant

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : à partir de 1 712,00€ par mois

Avantages:

- RTT
- Travail à domicile

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Repos le week-end
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Primes

Expérience:

- Gestion des ressources humaines: 1 an (Exigé)
- Gestion de la paie: 1 an (Exigé)
- Accueil: 1 an (Optionnel)
- Collectivités territoriales: 1 an (Optionnel)

Lieu du poste : Télétravail hybride Guécélard)

Date de début prévue : 02/05/2023