- Prendre en charge progressivement une partie des activités courantes de gestion administrative et financière de deux directions (gestion de bons de commande, services faits, préparation de missions, aide à l'organisation de réunions, séminaires ou événements.)
- Alimenter et mettre à jour le CRM (base de contacts)
- Alimenter et suivre des tableaux de bords, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques.
- Participer aux réunions, prendre des notes, rédiger des comptes-rendus
- Archivage de documents
- Aider à la production de supports de communication
- Mettre à jour et diffuser des informations sur différents outils/supports de communication de la Direction (web, Intranet, newsletter...)
- Participer aux activités transverses des directions
- Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion budgétaires en lien avec l'assistante de direction
- Suivre l'évolution de la réglementation du domaine de gestion administrative
- Maîtriser des techniques de gestion administrative et financière et avoir une bonne connaissance de la réglementation générale
- Maitrise parfaite de l'orthographe
- Anglais, niveau minimum A1-A2
- Maîtrise du Pack Office
- Connaître les règles budgétaires générales
- Savoir appréhender les techniques de communication écrite et orale
- Utiliser les techniques de prise de notes et de synthèse
- Utiliser des techniques de communication
- Savoir travailler en équipe
- Respect de la confidentialité
- Capacité d'organisation et d'adaptation
- Savoir prioriser les dossiers
- Bonnes qualités relationnelles
- Restauration subventionnée
- Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
- Possibilité de télétravail et aménagement du temps de travail
- Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
- Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
- Accès à la formation professionnelle
Assistant de gestion administrative - Le Chesnay-Rocquencourt, France - INRIA
Description
Contexte et atouts du poste
La DPE se compose de 7 collaborateurs et est rattachée a la Direction générale déléguée a la Science. Elle assure l'animation et la coordination des activités développées par l'Institut en Europe, en priorité par une politique de veille et d'influence auprès des institutions communautaires de l'Union européenne, et par le développement de relations avec les partenaires européens d'Inria.
La Direction des Relations Internationales (DRI), rattachee à la Direction générale déléguée à la Science, regroupe 7 collaborateurs et anime les relations institutionnelles développées avec les partenaires d'Inria dans le monde, a travers des partenariats et coopérations de recherche structurants ou des laboratoires conjoints. La Direction des Relations Internationales organise ses actions en fonction de zones géographiques, actions soutenues par un ensemble de programmes opérationnels au sein de la DRI.
Principales activités
Compétences
Avantages