Agent Administratif évènementiel - Nanterre, France - Hauts-de-seine

Hauts-de-seine

Entreprise vérifiée

Nanterre, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Agent administratif évènementiel (H/F)**:
**Référence**: 22.461**:
**Cotation**: 7.2 Agent administratif et secrétariat et secrétariat de direction**:
**Catégorie**:

- CAdjoints administratifs territ

**Thématique**:
Gestion administrative

**Pôle**:
Pôle de la Commande Publique et de la Logistique Direction de la Logistique et des Moyens Généraux Unité de Coordination Technique des Evènements
** Votre pôle/direction

La direction de la logistique et des moyens généraux inscrit son action dans les projets stratégiques d'envergures départementaux. Elle assure une fonction transversale en interne. Elle apporte une fonction d'appui, en gérant les ressources matérielles et les moyens généraux nécessaires au fonctionnement quotidien de la collectivité, afin de faciliter le bon déroulement de l'action départementale auprès du public. Elle participe par ailleurs activement à la mise en œuvre du projet de gestion de la relation citoyen.

En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d'une collectivité territoriale solidaire et innovante.
** Vos missions

Vous assurez le traitement et le suivi administratif des demandes de soutiens logistiques événementiels et la gestion courante de l'unité.

Vous réalisez et suivez de tableaux de bord/reporting. Vous consolidez différents indicateurs de l'unité évènementielle permettant le suivi de la Direction.
** Vos activités
- Etre le point d'entrée dans le recensement et l'identification des besoins liés aux évènements des différents pôles/directions.
- Assurer la gestion applicative de la boîte générique des demandes de soutiens logistiques événementiels.
- Gérer en relation avec le chef d'unité et les régisseurs événementiels les formulaires de demande de soutien logistique
- Assurer le suivi et la gestion des demandes de réservations d'espaces événementiels.
- Assurer le suivi du process des demandes en étant le garant des imprévus et aléas potentiels liés aux activités évènementielles.
- Gérer et tenir à jour les différents plannings d'occupation des salles ou des sites événementiels.
- Gérer et tenir à jour le planning évènementiel au fur et à mesure des demandes/modifications.
- Assurer la gestion des fiches de programmation et de coordination (fiches événements) pour l'organisation d'événements

décidés par le Département.
- Assurer les fonctions d'assistance de l'unité : accueil téléphonique, organisation de réunions, référent DSI/téléphonie pour l'unité.
- Assurer la gestion des commandes de petits matériels et de fournitures pour l'unité.
- Assurer le suivi administratif des heures supplémentaires, des permanences et des frais de déplacements de l'unité.
- Assurer le suivi/traitement RH des agents de l'unité : anomalies Octime, congés...
- Renseigner les tableaux de bords mensuels correspondants.
** Profil
- Adjoint administratif territorial titulaire, ou à défaut contractuel titulaire disposant d'une première expérience significative (Article L332-14 du Code général de la fonction publique)
- Bonnes techniques de secrétariat bureautique, techniques rédactionnelles
- Maîtrise des logiciels/outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, Powerpoint)
- Classement archivage
- Sens de l'accueil
- Savoir gérer et actualiser une base d'informations, instruire une demande
- Savoir rédiger et mettre en forme des documents
- Appliquer une procédure, prioriser, rendre compte
- Sens de l'organisation, rigueur
- Capacités relationnelles, esprit d'équipe, maîtrise de soi
- Sens de la confidentialité

**VOTRE LIEU DE TRAVAIL**:
À Paris-La Défense, l'hôtel du Département est le siège administratif du conseil départemental. Situé dans un quartier dynamique, il offre des espaces de travail modernes et modulables pour favoriser transversalité et convivialité. L'hôtel du département est accessible par différentes lignes de transports et offre des possibilités de parking.

Adresse : 57 rue des longues raies, 92000 Nanterre