Ou Un Assistant Administratif Formation - Colmar, France - Collectivité européenne d'Alsace

Collectivité européenne d'Alsace

Entreprise vérifiée

Colmar, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Missions

La Direction des Ressources Humaines pilote la mise à disposition et l'optimisation des ressources et des compétences nécessaires au déploiement des politiques publiques au service des usagers. Forte de 173 collaborateurs, elle vient en appui fonctionnel de l'ensemble des directions de la Collectivité européenne d'Alsace et veille au maintien de conditions de travail qui garantissent la santé et la sécurité des 6500 agents publics qui la composent.

Dans un contexte de mutation des organisations, elle accompagne les agents et les services dans la conduite du changement et dans l'évolution des parcours professionnels, par l'élaboration d'une politique de Gestion Prévisionnelle des Emplois, des Effectifs et des Compétences (GPEEC) et d'une culture managériale commune.

**Au sein du service formation, vous apporterez votre appui à l'équipe des référents formation, au Responsable de service et son adjoint.**

**Vos principales missions seront les suivantes**:

- Assurer la gestion du courrier du service formation
- Assister les référents de formation dans la gestion des actions de formation
- Contribuer au suivi des habilitations dans le domaine de l'hygiène et de la sécurité
- Assurer ponctuellement l'accueil téléphonique pour les référents formation

Fonction

**A ce titre et dans une dynamique d'équipe, vos principales activités sont les suivantes**:
**1) Assurer la gestion du courrier du service formation**:

- Gestion du courrier entrant et sortant du service formation
- Gestion de la BAL formation
- Traitement des demandes de formation réceptionnées via le formulaire interne de demande de formations : vérification des informations indiquées et vérification de l'inscription des demandes au plan de formation
- Mise en signature des formulaires de demandes de formation (CNFPT) validés au plan de formation et redirection des demandes non -validées au plan vers les référents formation
- Vérification des convocations CNFPT réceptionnées via la BAL formation avant transmission aux agents des routes et des collèges
- Suivi de la réception des attestations de formation, réalisation dans le progiciel et classement

**2) Appuyer les référents formation dans la gestion des actions de formation**:

- Pour chaque action de formation (individuelle comme collective CNFPT) : vérification des présences, réalisation de l'action dans le progiciel de formation, mise à jour des données dans le document de suivi du plan de formation (réalisation des actions) et archivage des attestations
- Saisie dans le progiciel formation des suivis de présence aux préparations aux concours du CNFPT
- Demande d'impression (si besoin) des supports nécessaires pour les formations intra Réalisation de publipostages (ex : historiques des formations) et de mailings
- Commande de matériel pour les formateurs SST (2 fois par an)
- Dans le cadre de la programmation des séances de GAP et de supervision, saisie dans le progiciel du calendrier des séances et du suivi de présence
- Saisie du parcours de formation pour tout nouvel agent

**3) Contribuer au suivi des habilitations en matière d'hygiène et de sécurité**:

- Réception des habilitations et des autorisations de conduite envoyées par les organismes de formation ou les formateurs et transmission aux référentes de formation
- Réalisation des cartons d'habilitation et autorisations de conduite
- Mise en signature des habilitations et autorisations de conduite, réception, saisie dans le progiciel formation et envoi aux agents

**4) Assurer ponctuellement l'accueil téléphonique pour les référents formation**

Profil recherché
- Vous avez un intérêt pour le domaine des ressources humaines et disposez de solides aptitudes dans l'utilisation de l'outil informatique
- Organisé(e) et réactif(-ve), vous savez respecter les délais et travailler dans l'urgence
- Vous possédez de bonnes qualités relationnelles et appréciez le travail en équipe

Statut et particularités liées au poste
- Poste ouvert dans le cadre d'emploi des Adjoints administratifs territoriaux titulaires de la fonction publique ou à défaut par voie contractuelle (CDD avec possibilité de renouvellements)
- Poste basé à Colmar (100 avenue d'Alsace)
- Poste à temps complet (40H semaine)
- Avantages possibles : Primes, RTT, carte tickets restaurant, télétravail, participation transports, participation mutuelle / prévoyance, CNAS et Amicale du personnel.

16/06/2024