Adjoint À La Responsable Administrative - Annecy, France - CNRS

CNRS

Entreprise vérifiée

Annecy, France

il y a 6 jours

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Date Limite Candidature : vendredi 5 avril 2024

**Informations générales**:
**Intitulé de l'offre **:ADJOINT À LA RESPONSABLE ADMINISTRATIVE (H/F)**
Référence : UAR2966-CLABOD-016
Nombre de Postes : 1
Lieu de travail : ANNECY
Date de publication : vendredi 15 mars 2024
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 35 mois
Date d'embauche prévue : 1 mai 2024
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 2470 et 2720
Niveau d'études souhaité : Niveau 6 - (Bac+3 ou 4)
Expérience souhaitée : 1 à 4 années
BAP : Gestion et Pilotage
Emploi type : Chargé-e de la gestion financière et comptable

**Missions**:
Dans le cadre de l'activité de prestations de services de l'UAR ULISSE et sous l'autorité de la responsable administrative, la seconder et assurer de manière autonome au sein de l'équipe gestion et en polyvalence avec les gestionnaires, des activités de gestion financière et administrative transversale.

**Activités**:

- Coordonner tout ou partie de l'activité du service gestion financière et comptable- Budget:
Suivre l'exécution budgétaire : bilan des dépenses par entités dépensières
- Contrôler quotidiennement le solde disponible des autorisations d'engagement
- Participer à la programmation budgétaire avec la Responsable administraive et la direction
- Coordonner et maintenir à jour l'inventaire de l'unité en lien étroit avec les gestionnaires et le responsable informatique- Dépenses:
Réaliser et coordonner la bonne réalisation par les gestionnaires:
- Des bons de commandes dans les délais et dans le respect de la règlementation (codes familles, entités dépensières, montants).
- Du traitement des factures fournisseurs conformément aux procédures comptables et à la commande publique.
- Suivre le paiement des factures fournisseurs.
- Assurer les relances nécessaires auprès des fournisseurs de son portefeuille.
- Appliquer les recommandations énoncées au rapport d'audit interne financier.
- Organiser le classement et l'archivage des justificatifs des opérations comptables et financières.
- Recettes:
Réaliser et coordonner la bonne réalisation par les gestionnaires:
- De la facturation des clients internes (environ 4 500 par an pour l'unité).
- De la transmission au pôle recettes de la Délégation Régionale, des demandes de facturations des clients externes et les demandes d'avoirs sur les FI et FE. Suivre la bonne réalisation de ces demandes.
- De la rédaction des actes juridiques concernant les recettes ou les dépenses.

Construire et mettre en place des outils d'analyse, de reporting et de pilotage (tableaux de bord, indicateurs).
- Assurer le recouvrement des factures internes pour les clients les plus utilisateurs des services d'Ulisse en créant un relationnel de qualité entre le client payeur et Ulisse.- Procédures du service gestion : Concevoir et maintenir à jour les procédures.
- Collaborer étroitement avec le service finances et comptabilité de la délégation régionale
- Rendre compte à la Responsable administrative

Assurer les activités administratives transversales- Missions : En collaboration avec les 2 gestionnaires, vérifier et valider les missions : ordres de mission, commandes d'hébergements et transports, états de frais, traitement des factures.
- Les contrats de l'unité : Coordonner avec l'AP et les prestataires et suivre l'exécution des prestations prévues aux contrats de l'unité (vérification périodiques des installations électriques, des extincteurs, l'entretien des locaux, la maintenance des installations de chauffage, climatisation, VMC, la remise et la collecte du courrier postal). Etablir et tenir à jour un calendrier annuel d'interventions.
- PFU : Participer à la conception du PFU avec la Responsable administrative et en assurer le suivi. Pour les formations individuelles, demander des devis auprès d'organismes de formation, les faire valider par la Direction de l'unité, suivre les commandes en lien avec le pôle formation de la Délégation Alpes le cas échéant, inscrire les participants, coordonner la bonne réalisation des sessions de formations.
- SIRET : Ulisse étant le guichet unique des demandes de création ou de modification de SIRET pour tout le CNRS, gérer et assurer le suivi des demandes. Tenir à jour le tableau de bord.
- Accueil téléphonique : Assurer l'accueil téléphonique du service gestion et en renfort du service exploitation, filtrer les appels.
- Veille juridique : Diffuser l'information administrative, financière ou comptable.
- Travailler en équipe : Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs.

Assurer la fonction de Correspondant communication de l'unité- Activité en binôme avec une coordinatrice logistique, sous la responsabilité de la DU:
Rechercher des thèmes de communication, d'illustrations, gérer