Responsable Des Archives Medicales - Poissy, France - Centre hospitalier intercommunal de Poissy-Saint-Germain-en-Laye > Site hospitalier de Poissy
il y a 3 semaines
Description
**Détails de l'offre**:**POSTE PROPOSÉ**
RESPONSABLE DES ARCHIVES MEDICALES (F/H)
**CONTRAT**
CDD; CDI; Mutation
**DESCRIPTIF**
Grades ACH et TSH
1. Intitulé du poste
Responsable des archives médicales
2. Relations hiérarchiques
N+1 : Responsable logistique Meulan Les Mureaux
N+2 : Ingénieur Logistique
N+3 : Directrice Pôle Logistique, Hôtellerie, Achats, Biomédical
3. Relations professionnelles
Médecin DIM, Chefs de pôle, Chefs de service,
Cadres de pôle, secrétaires médicales, secrétaires médicales référentes,
Direction des Archives départementales
Prestataire dexternalisation
4. Présentation du secteur dactivité:
Le service des archives médicales assure la gestion méthodique et sécurisée des dossiers médicaux, garantissant leur accessibilité précise et rapide pour les professionnels de santé.
Il fait partie de la direction logistique hôtellerie achat et biomédical.
Il a pour objectif principal d'organiser efficacement la gestion des dossiers médicaux en assurant leur suivi précis et confidentiel.
Lengagement envers la confidentialité et la précision des informations médicales fait du service un pilier essentiel pour offrir des soins de qualité aux patients.
Deux équipes sur deux sites distincts:
- Poissy/St Germain : 13 agents dont 7 archivistes et 5 coursiers
- Meulan/Les Mureaux : 3 agents et 1 agent à mi-temps
- 2 véhicules de transport
5. Missions générales et responsabilités
Exercer la responsabilité des services des archives médicales et définir la politique darchivage des services dans le respect de la réglementation ;
Déterminer les objectifs et organiser les moyens et les prestations de la structure archiviste en prenant en compte lenvironnement ;
Gérer les informations par collecte, conservation et communication.
6. Missions spécifiques:
Participer à la mission dappui et de conseil en organisation, du circuit de linformation médicale ;
Améliorer les outils de gestion et de classement des archives : proposer des procédures, des outils dorganisation et de rangement
Contrôler les dossiers (dossiers complets, dates mentionnées) ;
Veiller à la bonne conservation des archives médicales ;
Communiquer les dossiers archivés aux services demandeurs dans les délais réglementaires, ou dans un objectif de recherche ou contrôle
Participe aux différents contrôles impliquant les archives : contrôle de codage en lien avec le DIM, IPAQSS en lien avec la qualité
Conseiller les services en matière dorganisation et de classement des archives intermédiaires dans le sens dune harmonisation des pratiques ;
Respecter les délais réglementaires de conservations et de destructions et mettre en uvre la procédure de destruction ;
Recherche de solutions de stockage interne à létablissement pour optimisation et réaménagements
En lien avec le prestataire, et dans le cadre réglementaire, définir les dossiers à externaliser
Veille juridique
Suivi et responsabilité des véhicules du service et du matériel
Gestion et suivi des bennes déchets pour destruction de documents confidentiels
Valorisation des déchets en lien avec la destruction d'archives (Exemple Argentique)
Collaboration avec ESATs de la région pour manutention dès lors que nécessaire.
Assurer le suivi des équipements logistiques et informatique du service, réaliser les bons dintervention et suivre leur réalisation le cas échéant
Gestion des ressources humaines:
Organiser avec la direction fonctionnelle ladaptation des moyens humains
Répartir et gérer les ressources humaines et les moyens au sein des équipes:
Saisie des plannings prévisionnels et réels
Organise le planning de léquipe des archives compte tenu des droits à congés, RTT, formation et autres absences statutaires
Evaluation des personnels rattachés au service
Accueil et organisation de lencadrement des nouveaux personnels et des stagiaires
Contribuer à lélaboration et au suivi du plan de formation
Participer aux recrutements des agents de léquipe
Veiller à la fourniture, à lentretien et au port des EPI par léquipe
Identitovigilance
Détection des doublons dIPP
Etablissement de limprimé de demande dautorisation de fusion
Réaliser la fusion de dossiers dans Pastel
Diffusion des IPP fusionnés au DIM, et au laboratoire (voir les services qui ont des logiciels spécifiques non interfacés)
Participer au COPIL identitovigilance
Contrôle IPAQSS en lien avec la qualité (sortir et référencer les dossiers)
Participer à la formation/sensibilisation des professionnels sur lidentitovigilance
7. Compétences et qualités requises
La connaissance des pratiques d'archivage, acquise par le biais d'une formation spécialisée ou dune importante expérience professionnelle, serait un plus pour ce poste
COMPETENCES TECHNIQUES
Maitrise des techniques archivistes (classement, cotation, analyse archiviste) ;
Adapter le classement ;
Identifier les archives non conf
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