de Direction - Rennes, France - Université de Rennes 1

Université de Rennes 1

Entreprise vérifiée

Rennes, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**À propos de nous**:
**_ Composante d'affectation : _**Institut de Gestion de Rennes - Institut d'Administration des Entreprises _(IGR-IAE de Rennes)_

L'IGR-IAE est une école universitaire de management formant près de 1 500 étudiants en formation initiale, alternance et continue _(audit, comptabilité, contrôle de gestion, finance, logistique, marketing, ressources humaines)._ Il regroupe près de 100 personnels _(enseignants, enseignants-chercheurs, personnels techniques et administratifs)._

**Mission**:
Rattaché.e à la directrice de l'IGR-IAE et en lien étroit avec le responsable administratif et financier, vous assurerez deux missions principales : le secrétariat de direction et la gestion administrative de personnels enseignants.

Vous apporterez également un soutien administratif et logistique aux différents services de l'IGR.

**_ Vos activités principales :_**
- **_ Secrétariat de direction :_**
- organisation de l'agenda et gestion des rendez-vous
- accueil physique et téléphonique pour la direction
- information des interlocuteurs internes et externes
- préparation et planification de réunions
- traitement du courrier et des parapheurs
- rédaction et mise en forme de documents _(courriers, notes, comptes rendus,...)_
- centralisation, transmission et archivage des dossiers d'habilitation de diplômes
- gestion de la CVthèque
- **_ Gestion administrative des enseignants :_**
- suivi des services horaires assurés par les enseignants permanents (_décompte des heures réalisées, états de paiement d'heures complémentaires,)_
- suivi des dossiers des enseignants associés _(décompte des heures réalisées, états de paiement d'heures complémentaires,)_
- secrétariat des commissions de recrutements _(transmission des informations, vérification des documents)_

**Profil**:

- Formation initiale et/ou expérience significative en secrétariat de direction
- Connaissance de l'organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
- Maîtrise des outils Bureautique _(pack office)_ et de communication _(messagerie, mailing )_
- Pratique de rédaction de documents d'information et de communication
- Bonne connaissance des techniques d'accueil physique et téléphonique
- Pratique de bases de données et d'applicatifs de gestion
- Aisance relationnelle et sens de l'écoute
- Adaptabilité
- Discrétion professionnelle
- Sens de l'organisation, de la planification et du respect des échéances
- Aptitude à rendre compte
- Réactivité / capacité à travailler dans l'urgence

**_ Conditions particulières d'exercice :_**

Emploi localisé à l'IGR-IAE de Rennes _(rue Jean Macé)_

**_ Modalités de recrutement :_**

Emploi de catégorie B _(niveau Technicien/Secrétaire administratif)_

Poste proposé en Contrat à Durée Déterminée de Janvier 2024 jusqu'à Avril 2024

Prise de fonctions souhaitée : Janvier 2024