Adjoint-e en gestion administrative - Roubaix, France - Université de Lille
Description
À propos de nous
Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.
Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.
Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.
Mission
L'adjoint-e en gestion administrative de l'offre de formation a pour mission d'assister les départements du site de Roubaix dans les tâches d'administration courantes
Activités principales
Activités principales et associées
Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
- Retranscrire des informations orales à l'écrit
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
-Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Classer et archiver des documents
Profil
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel
Environnement et réseaux professionnels
Techniques d'élaboration de documents
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Culture internet
Techniques de communication
Savoir faire opérationnels
Accueillir et prendre des messages
Accueillir les populations concernées (étudiants, vacataires, entreprises...)
Enregistrer et classer les documents
Rédiger des rapports ou des documents
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Utiliser les outils bureautiques
Savoir faire comportementaux
Sens de l'organisation
Réactivité
Sens relationnel
Domaine de formation et expérience
Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative