de L'adjoint Pour Les Affaires - Paris, France - Bibliotheque nationale de France

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Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Référence du poste **:0380
- **Sites **:François-Mitterrand Quai François-Mauriac Cedex Paris
- **Catégorie **:B
- **Groupe emploi **:2B
- **Famille **:Administration gestion
- **Emploi de référence**: Secrétaire / assistant administratif
- **Durée du contrat **:3 ans
- **Fondement du contrat **:L332-1
- **À pourvoir à compter du **:09/01/2023

**Missions et activités permanentes**: Au sein de la direction des collections de la BnF, le département de l'adjoint chargé des questions administratives et financières

est placé auprès du directeur des collections pour l'accompagner dans la mise

en œuvre des politiques de la BnF concernant les quatorze départements de

collections de l'établissement dans les domaines budgets, acquisitions,

ressources humaines, programmation des travaux et équipements, mouvements et

sûreté des collections et concourt à l'optimisation des moyens humains et

matériels. Il est composé de deux services transverses:

- le service de la coordination et des ressources compte sept agents répartis

en un pôle ressources humaines et un pôle logistique.
- le service de la Gestion centralisée des acquisitions compte une trentaine

d'agents répartis pour les entrées de monographies des périodiques et des

ressources électroniques acquises.

Il travaille étroitement avec les pilotes des autres directions et délégations

et siège dans de nombreux comités transverses.

Sous l'autorité de l'adjoint pour les Affaires administratives et financières,

adjoint au directeur des Collections, l'assistant(e) est appelé(e) à
- tenir et mettre à jour l'agenda électronique de l'adjoint, et organiser des rendez-vous et

réunions ; préparer les dossiers coordonner les deux services de l'AAF (gestion des plannings

et des congés des chefs de service; gestion des fournitures de bureau..),
- gérer les appels téléphoniques et être le relais entre l'adjoint et les départements de collection
- organiser la logistique des réunions : réservation de salle, invitations, accueil

téléphonique,
- classer les archives et des documents selon l'organisation interne et le plan de classement de l'établissement
- transmettre les demandes d'ordre de mission des agents de la direction au bureau des missions
- préparer les courriers de transmission des courriers de confirmation de préemptions aux maisons de vente
- Préparer et transmettre de façon hebdomadaire des feuilles des permanences de week-end pour les sites de Tolbiac et Richelieu. Assurer le suivi du tableau des permanences
- en binôme avec l'assistante des AST, participer à la gestion des certificats de sortie du territoire

**Activités spécifiques**: gérer des dossiers spécifiques relatifs aux questions de personnel, participer à la gestion des temps et des activités en lien étroit avec les services de la DdRH
Référent reprotechnique de la direction (gestion des commandes de reprographies)
Gestion des demandes de badges pour IREMUS

Assure, en cas d'absence et en concertation avec les assistant(e)s DCO et AST,
le secrétariat du directeur des collections

**Compétences requises**: Parfaite maîtrise de la bureautique (Word, Excel, Powerpoint)

Ordre, méthode et précision

Capacités rédactionnelles

Sens des relations humaines et goût pour les relations publiques

Discrétion

Réactivité

Goût pour les ressources humaines (la connaissance de l'outil GTA serait un plus)