Assistant Manager - Paris, France - Thales

Thales

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 4 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**QUI SOMMES-NOUS ?**

L'activité Systèmes terrestres et aériens conçoit des systèmes, des équipements, des capteurs et des services pour le contrôle du trafic aérien civil et militaire, la défense aérienne ainsi que le combat naval et terrestre.

Le site de Fleury-Orléans est le principal site industriel de support et de services pour les activités systèmes d'armes et radars. Situé à la périphérie d'Orléans, ce site est également l'un des centres de développement et d'intégration de nouveaux systèmes.

**QUI ETES-VOUS ?**
- Vous êtes diplômé d'une formation Bac+2 minimum et vous avez une expérience significative dans le métier de l'assistanat ?
- Vous avez une bonne connaissance des outils informatiques ?
- Idéalement, vous savez utiliser les outils SAP et Concur ?
- Vous êtes reconnu pour votre sens de l'organisation ?
- Dans votre poste vous savez démontrer au quotidien un réel sens du service ?
- Vous savez faire preuve d'autonomie, de fiabilité et de proactivité ?
- Vous avez un bon relationnel et le travail d'équipe vous anime ?
- Vous avez une aisance rédactionnelle en français ?
- Vous avez une appétence en anglais pour la traduction de document ?

**CE QUE NOUS POUVONS FAIRE ENSEMBLE**:
Au sein du Centre de Compétences IAS, Systèmes Intégrés pour la Protection de l'Espace Aérien, sous serez rattaché au manager de l'un de services d'ingénierie (logicielle, matérielle ou mécanique) mais vous aurez la charge de l'ensemble des collaborateurs de ces services d'ingénierie.

Vous serez en particulier en charge des tâches suivantes:
**Soutien aux managers / collaborateurs**:

- Organisation des réunions d'équipe et de service (réservation salles, visios) ;
- Organisation événementielles à la demande, soutien logistique à l'organisation d'événements inter-sites ou au sein des départements logiciel et matériel ;
- Mise à jour d'organigrammes ;
- Rappel auprès des collaborateurs du périmètre des imputations CATS en fin de mois et si besoin (en cas d'absence d'un collaborateur) régularisation dans l'outil ;
- Extraction mensuelle de la facturation eParc, contrôle des anomalies et alerte au manager ;
- Suivi des compteurs de congés et suivi des habilitations du service (risques chantier, électrique, travail en hauteur) et suivi du fichier site en lien avec le service HSE ;
- Diffusion des informations importantes et des notes d'organisation et de service ;
- Suivi des prestataires de service du périmètre pris en charge (gestion fiches de tâches, rédaction des documents, suivi des réceptions, suivi des plans de prévention)
- Traduction de documents techniques français-anglais.

**Gestion des missions et déplacements**:

- Préparation des missions en France et à l'étranger (demande de passeports, visas, autorisation pays à risques, moyens de transport) ;
- Préparation du livret de sécurité de départ en mission en lien avec le service HSE du site ;
- Gestion des notes de frais et remboursements des frais de mission.

**Gestion des entrées/sorties de **collaborateurs**:

- Accueillir les nouveaux collaborateurs (poste de garde, sécurité, visite des locaux, présentation dans les services)
- Demandes de matériels et comptes informatiques (messagerie).

**Demandes d'achats**:

- Création des demandes d'achats dans SAP, suivi jusqu'au passage en commande, réception des factures ;
- Gestion des fournitures et abonnements.

**Secrétariat**:

- Orientation des communications téléphoniques pour les collaborateurs du périmètre en charge ;
- Création et suivi des demandes de travaux site ;
- Entretien du lien relationnel avec l'assistant(e) binôme et l'assistant(e) de Direction du site de Fleury.

Le poste pouvant nécessiter d'accéder à des informations relevant du secret de la défense nationale, la personne retenue fera l'objet d'une procédure d'habilitation, conformément aux dispositions des articles R et suivants du Code de la défense et de l'IGI 1300 SGDSN/PSE du 09 août 2021.

Innovation, passion, ambition : rejoignez Thales et créez le monde de demain, dès aujourd'hui.