Assistant(E) Administratif(Ve) - La Rochelle, France - Groupe Actual

Groupe Actual

Entreprise vérifiée

La Rochelle, France

il y a 2 jours

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

L'entreprise
Acteur solide et historique du traitement de surface, Groupe familial et indépendant depuis sa création en 1923. Présent dans l'ouest de la France à travers ses 5 sociétés, le Groupe accompagne ses clients grâce à l'expérience et la réactivité de ses 220 collaborateurs.
Le poste
Acteur de référence sur le marché du travail avec ses solutions innovantes pour l'emploi et les compétences, Actual cherche à développer et pérenniser son vivier de collaborateurs.
Nous vous offrons une chance de mettre à profit vos compétences, en vous proposant des postes adaptés et un accompagnement sur mesure.
Si vous souhaitez vivre l'aventure avec nous sur le long terme, nous avons forcément des opportunités pour vous
Notre agence Actual La Rochelle recrute, pour l'un de ses clients, acteur national et reconnu sur le marché de l'industrie en Charente et Charente-Maritime.
1/ Gestion administrative client
1/a - Comptes clients et encours
- Effectue les ouvertures de compte clients:

- Contrôle la conformité des documents d'ouverture de compte transmis par le client,
- Effectue l'enregistrement du compte client dans le logiciel de gestion (ouverture de comptes clients et mise à jour).

1/b - Bons de fabrication
- En amont de la production, créé les bons de fabrications (production industrie, transport et artisans/particuliers), à partir des bons clients qui lui sont remis,
- Met à jour les bons de fabrication en contrôlant les quantités de matériel entrant et sortant, crée les bons de livraison destinés aux clients et les transmet au service transport,
- Transforme les devis en Bon de fabrication, lorsque cela est possible,
- Enregistre les travaux de mise en conformité (ex : perçage, dézingage, etc...) sur les bons de fabrication à partir des fiches journalières d'activité du service Outillage,
- Enregistre les bons de sortie pour la gestion du matériel en stock ,
- Contrôle que les réceptions soient enregistrées en gestion commerciale (fiches réception Industrie, Transport et Artisans-Particuliers) et que ces enregistrements concordent avec les réceptions (poids, nombre de pièces, nom du client, typologie des pièces),
- Met en conformité les données de production (bon de livraison..) en fonction du correctif communiqué par le service qualité.

1/c - Factures, encaissement et recouvrement
- Réalise la facturation client et les encaissements au comptoir,
- Enregistre les règlements clients,
- Fait remplir les attestations simplifiées donnant droit au taux réduit de TVA,
- Effectue la facturation mensuelle, bimensuelle et au fil de l'eau en fonction des conditions particulières de vente avec les clients (ex : ajout de la prestation de transport, une facture par bon de livraison, une facture par affaire etc...), et transmet les factures au client,
- Fait valider la facturation mensuelle par la Direction avant envoi.

2/ Accueil, standard
- Assure l'accueil des personnes extérieures (clients, fournisseurs), les renseigne ou les oriente vers le service concerné,
- Assure la réception des appels téléphoniques du standard de l'entreprise,
- Effectue le dépouillement du courrier « arrivée » et l'affranchissement du courrier « départ »,
- Accueille les transporteurs de colis et les livraisons des fournisseurs (acier, zinc, mattes, cendres, équipement de protection individuelle, étiquettes métalliques, fers ronds), les oriente vers la personne ayant passé commande.

3/ Gestion administrative
- Effectue le classement et l'archivage de ses dossiers,
- Effectue les commandes de fournitures de bureau et gère le stock,
- Rédige des courriers divers pour les clients ou fournisseurs, à la demande de la Direction,
- Centralise toutes les informations nécessaires à la facturation (bon de livraison, bon de commande client, devis, bon de fabrication).

Le profil recherché
Vous avez idéalement une expérience de 5 ans sur ce type de poste dans un milieu industriel, vous êtes issu d'une formation type BTS Assistant de Gestion PME/PMI.
Aptitudes et qualités personnelles requises
- Aisance d'utilisation de l'outil informatique (Pack Office, Messagerie, Internet)
- Idéalement connaissance de la gestion commerciale (SAGE)
- Aisance relationnelle
- Avoir le sens de l'écoute et de la persuasion et savoir s'adapter à ses « publics »
- Résistance à la pression et réactivité
- Rigueur et organisation
- Polyvalence et autonomie