Assistant en Gestion Administrative - Marseille, France - Aix-Marseille Université

Aix-Marseille Université

Entreprise vérifiée

Marseille, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Employeur**:
Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l'université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu'il est possible d'étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd'hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

**Mission**:
Sous la responsabilité de la responsable administrative, l'assistant en gestion administrative assure la coordination et/ou la réalisation de manière polyvalente et autonome des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein de la Direction du Numérique (200 agents).

Au sein d'une équipe de 6 personnes, le poste est géographiquement basé au Pharo. L'équipe administrative est répartie sur 3 sites, Pharo, Saint-Charles et Saint Jérôme. L'agent peut être amené à prévoir des déplacements ponctuels à Saint Jérôme, lieu du datacenter et de l'équipe qui gère son fonctionnement.

**Ressources humaines**:
Suivi des recrutements et renouvellements de contrat:

- préparer les dossiers de renouvellement des contrats (en sollicitant les gestionnaires administratives des services concernés de la Dirnum)
- faire le lien avec la DRH (Envoi des documents, assurer les complétude des pièces à transmettre, Conseil des équipes de la Dirnum, relances, rédaction de notes pour les cas particuliers)
- préparer les dossier de recrutements et leur transmission à la DRH (Envoi des documents, assurer les complétude des pièces à transmettre, Conseil des équipes de la Dirnum, relances, rédaction de notes pour les cas particuliers)
- gérer l'avancement des recrutements pour informer la Direction de la Dirnum et produire des bilans.

Campagne d'emploi : En lien avec la responsable administrative de la Dirnum
- Mettre à jour et saisir des nouvelles demandes dans le cadre des campagnes d'emploi
- rédiger des fiches de poste
- Saisir des besoins dans l'outil demat CE

Formation : En lien avec le service formation de la DRH et la référente Formation de la Dirnum
- Recueillir les besoins en formation au sein de la Dirnum et les formalise en lien avec les axes stratégiques.
- Assurer la réalisation de ces formations en lien avec le bureau formation de la DRH et la RAD
- Produire des bilans pour assurer une bonne communication

**Budget**:
Datacenter Sud AMU: Le datacenter héberge près de 80 structures internes et externes à l'établissement et il est en pleine expansion (label datacenter Sud PACA). Pour chaque structure, une convention est établie qui prévoit les conditions d'hébergement et donne lieu à l'établissement d'une facture annuelle.

L'assistant en gestion administrative est chargé de:

- Créer les nouvelles conventions (élaboration, contrôle et signature) et établir les factures annuelles correspondantes
- Conseiller les interlocuteurs
- Assurer l'encaissement des recettes avec la DAF et l'agence comptable (Emission des factures de ventes)
- Suivre l'évolution de la réglementation en la matière
- Produire des bilans (Evolution du nombre de structures hébergées, quel type, montants encaissés)
- Participer au développement de l'outil de gestion des conventions d'hébergement avec le pôle développement de la Dirnum.

**RAIMU** : réseau haut débit AMU**:

- Elaborer et suivre les conventions avec les 12 partenaires du réseau en lien avec le chargé de coordination (Mise à jour, renouvellement)
- Exécuter le budget de RAIMU : Encaissement des recettes des partenaires et dépenses de fonctionnement du réseau C/ an).

**Profil**:
**Compétences requises**:

- Connaissance du fonctionnement des EPSCP
- Application du règlement de gestion budgétaire et comptable publique
- Principes de l'achat public
- Réglementation des opérations financières au sein d'AMU : dépenses, missions, recettes
- Ressources humaines : Principes de gestion RH
- Utiliser des outils bureautiques et le pack office
- Rigueur et capacité d'organisation, gestion des priorités
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Travailler en équipe et en relation partenariale
- Savoir rendre compte

**Un processus de recrutement fluide et transparent**:
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

**Rejoindre AMU, c'est bénéfi