Assistant Administratif - Versailles, France - ACADÉMIE DE VERSAILLES

ACADÉMIE DE VERSAILLES

Entreprise vérifiée

Versailles, France

il y a 18 heures

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

L'assistante administrative exerce sa mission qui est mutualisée pour le service infirmier et social en faveur
des élèves.

L'assistante administrative assure une fonction de premier accueil téléphonique des personnels des
établissements et des partenaires. Elle effectue un prédiagnostic pour orienter vers l'interlocuteur souhaité.
Elle assiste les conseillers techniques départementales et l'équipe de cadres intermédiaires.
Elle contribue à l'organisation du service en matière de ressources humaines.
Elle a un rôle central dans la transmission des informations préoccupantes et signalements en protection de l'enfance.

Missions

L'assistante administrative est placée sous l'autorité du Secrétaire Général de la DSDEN. Les Conseillères techniques
Départementales exercent l'autorité hiérarchique et fonctionnelle par délégation.

**Activités principales**:
1. Assurer le secrétariat du Services Infirmier et Social en Faveur des Élèves:
Gestion des agendas des conseillers techniques départementaux et des adjoints ainsi que des services
Gestion des courriers, courriels.
Accueil, information et orientation du personnel, des familles, des partenaires intra et extra institutionnels
Contribution technique à l'élaboration et la gestion des rapports et dossiers administratifs sociaux et infirmiers
Répondre sans délai à toutes demandes de la DSDEN

**Gestion des outils techniques des 2 services**:

- des statistiques annuelles
- des Pôle Élèves, absentéisme, fiches MIMOSA en lien avec la DVSCO
- organisations des réunions

2. Assurer l'organisation organisationnelle et technique pour les deux services:

- Rédaction, transcription et mise en forme, classement, diffusion:

- des notes internes
- des rapports administratifs
- des rapports infirmiers
- des rapports sociaux et infirmiers : écrits Protection de l'Enfance
- réception
- mise en forme
- transmission aux différentes autorités
- suivi de l'effectivité de la transmission
- assurer le suivi de la décision
- création, gestion et mise à jour des outils de suivi
- création d'outils de reporting
- participation à la mise à jour des listings
- des coordonnées des partenaires
- organisation des réunions
- des dossiers d'information pour les différentes réunions
- gestion des fournitures
- gestion des imprimés propre du Service.

3. Assurer la gestion du Service Social en Faveur des Elèves
- perfectionnement des outils informatiques spécifiques du service
- regroupement et finalisation des statistiques pour le niveau national, rectoral ou départemental
- gestion de l'archivage
- concourir à la dématérialisation des activités du service
- assurer la gestion RH du service (absences, formations, demandes diverses)
- organiser les entretiens annuels
- assurer l'activité RH en lien avec les services gestionnaires de la DSDEN et du rectorat.

**Conditions particulières d'exercice (NBI, IFSE**: groupe....):

- Évaluation du degré d'urgence des transmissions
- Gestion des appels téléphoniques (volume important, et dossiers sensibles)
- Volume et diversité importants de documents à traiter dans la journée, surtout en ce qui concerne la Protection de l'Enfance
- Liens téléphoniques avec la Cellule de Recueil d'Informations Préoccupantes et le Procureur de la République
- Présence durant le temps scolaire et permanence pendant les vacances scolaires
- Télétravail possible

**Encadrement**: NON Nb agents encadrés par catégorie :... A -... B -... C

**Conduite de projet**: NON
Compétences*

**Connaissance, savoir**:

- Savoir se repérer dans l'institution
- Avoir une connaissance de la législation sociale de l'institution, notamment en matière de protection de

l'enfance.
- Connaître et maitriser les outils bureautique et informatiques (Word - Excel - Internet - Power Point).
- Respect du secret professionnel et de la discrétion professionnelle

**Savoir-faire**:

- Savoir apprécier le caractère d'urgence
- Savoir accueillir et être disponible
- Savoir s'organiser en termes de temps et de gestion des priorités
- Savoir repérer les fonctions des conseillers techniques, des assistants sociaux, et des infirmières
- Savoir travailler en équipe.

**Savoir être**:

- Savoir accueillir et informer le public
- Savoir gérer une activité aux tâches diversifiées
- Savoir être à l'écoute des besoins du service et des partenaires extérieurs
- Savoir prendre de la distance avec les situations familiales traitées par le service et présentées par les

partenaires
- Avoir le sens des responsabilités, savoir évaluer les priorités du service
- Savoir faire preuve d'innovation, d'initiative et de réactivité
- Être organisé

ACADÉMIE DE VERSAILLES

**L'académie de Versailles regroupe quatre départements**: les Yvelines (78), l'Essonne (91), les Hauts-de-Seine (92) et le Val-d'Oise (95).
Première académie de France par l'importance d