Secrétaire de Direction Dfp - Metz, France - Hôpital de Mercy

Hôpital de Mercy

Entreprise vérifiée

Metz, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Descriptif**

Profil : Assistante RH / Niveau IV (bac) exigé / Niveau III (BTS assistante de direction) souhaité
Horaires : du lundi au vendredi - poste de 7h30/jour (horaires à définir selon organisation du service)
Compétences:
Activités:

- Accueil et orientation téléphonique et physique:

- Réceptionner et orienter les appels téléphoniques, prendre les messages
- Réceptionner et orienter les messages électroniques
- Accueillir et orienter les visiteurs
- Gestion des agendas:

- Organiser et planifier des rendez-vous et réunions, internes et externes
- Gérer les ressources matérielles liées aux rendez-vous et réunions (salles, matériel, prestation alimentaires,)
- Veiller à l'absence de conflits d'agenda
- Gestion documentaire:

- Gérer le courrier interne et externe (arrivées / départs) : enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage
- Rédiger, saisir et mettre en forme des documents (Word, Excel, Powerpoint)
- Préparation des dossiers pour les réunions (CODIR, instances, etc )
- Constitution des parapheurs pour visa et signature
- Gérer la communication institutionnelle (notes d'information, informations diverses)
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Gestion logistique et administrative de la Direction:

- Gestion des stocks et des commandes de fournitures administratives
- Gestion de la planification des congés des cadres de la Direction (logiciel Agiletime)
- Gestion des déplacements du Directeur et du Directeur adjoint (ordre de mission, feuille de missions à la DG, enregistrement des missions et billet de train )
- organisation des entretiens individuels annuels des cadres de la Direction et saisie des compte-rendu dans le logiciel de GPMC
- Missions transverses:

- Assurer la continuité des appels des secrétariats de la Direction du système d'information et de la Direction des achats, de la logistique et de l'hôtellerie, en cas d'absence des secrétaires de ses directions (coordination nécessaire entre les 3 secrétariats pour la prise de congés)
- Gestion des autorisations de demandes d'accès à la Maison d'Arrêt de Metz Queuleu

Savoir-faire:

- Accueillir et orienter des personnes
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports
- S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)

Connaissances:

- Accueil téléphonique
- Bureautique / secrétariat
- Maîtrise de l'orthographe
- Classement et archivage
- Communication / relations interpersonnelles
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement

Qualités Professionnelles:

- Sens de l'organisation et de la rigueur
- Calme, courtoisie, amabilité en toutes circonstances
- Capacité d'anticipation
- Discrétion
- Disponibilité et réactivité
- Capacité à identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations ; à être force de proposition
- Qualités relationnelles et de communication
- Capacités de travail en autonomie et en équipe

Statut contractuel : CDD de 2 mois renouvelable - poste pérenne
Statut fonctionnaire : emploi de catégorie C - détachement / mutation
Être à jour du schéma vaccinal COVID-19
Poste à pourvoir courant février 2023

**Personne à contacter**
Aline PETER