Copy - Paris, France - AFD

AFD

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**JOB.TIT**LE**

**What will be your role?**

Vous serez affecté.e à la division APM comme assistant-e, et partagerez votre temps à environ avec la division EGI où vous appuierez l'assistante déjà en poste, principalement sur l'organisation des missions et des déplacements des agents (70% du poste). Par ailleurs, l'assistant-e pourra être amené-e à assurer des missions similaires pour d'autres équipes, par interim, et dans le cadre d'une organisation globale au sein de la Direction Exécutive SDD, en cas d'absences d'autres assistant-e-s.

Vous assurerez des missions classiques de secrétariat : apporter un appui logistique et administratif aux membres des équipes.

Plus en détail, il s'agira de:
**1- Organiser les missions et déplacements des membres de l'équipe**:

- Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages etc.
- Réaliser des notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes ;
- Gérer les contacts nécessaires avec les services supports, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externes ;
**2- Réaliser les missions de secrétariat pour le management et les membres d'une équipe**:

- Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, appels téléphoniques ) ;
- Organiser l'agenda collectif et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des managers ;
- Rédiger des courriers/notes/compte rendus ;
- Mettre en forme des documents, des supports de réunions, de séminaires ;
- Assurer l'accueil téléphonique et physique pour les équipes ;
- Tenir à jour une documentation, un classement, et les pages Internet (Gaia, Ruche, site , site afd.dgmarket) des équipes ;
- Réaliser des travaux d'appui pour le service (photocopies, classement, gestion du stock fournitures etc.), y compris la gestion administrative liée aux arrivées /départs dans les équipes ;
- Organiser la logistique de réunions ou séminaires (y compris, commandes et achats relatifs à ces réunions/séminaires en conformité avec les règles et procédures internes) ;
**3- Gérer toute autre activité de secrétariat/assistanat nécessaire à la bonne marche des équipes.**

Ces tâches sont susceptibles d'évoluer en fonction des besoins des équipes.

**Who are we looking for?**
Sont notamment recherchées:
une bonne connaissance des missions de secrétariat : prise de notes, gestion administrative, organisation de missions, organisation de réunions, rédaction de courrier ;
une très bonne organisation du travail et une grande rigueur ;
en termes de qualités humaines et relationnelles : sens du service, grande disponibilité, aimant travailler en équipe, impliqué.e, force de proposition, fédé et motivé.e.

Un bon niveau d'anglais est souhaité.

**What team are you joining?**
Au sein de la direction exécutive Solutions de Développement Durable (SDD) : - l'activité de la Division Appui à la Passation de Marchés (APM) consiste à apporter un appui méthodologique et opérationnel aux équipes de l'AFD du siège et en agence sur l'ensemble des questions relatives à la passation de marchés et à leur exécution. APM assure également la préparation et l'animation de formations internes et aux bénéficiaires des financements de l'AFD, ainsi que la production et/ou la mise à jour des procédures, outils et documents méthodologiques « passation de marchés ». La division APM compte 11 agents. - la division Energie (EGI) est chargée de mettre en œuvre des projets en appui à la Transition énergétique dans une soixantaine de pays, en mobilisant des outils financiers et d'assistance technique. La division EGI compte environ 35 agents (Responsables d'Equipe Projet - REP, Chargé d'Appui aux Opérations - CAO et consultants) et dispose déjà d'une assistante à temps plein.

**Why join the French Development Agency?**
Joining AFD means contributing to the construction of a common world, which is our Group's mission. A world in common is a world that preserves and defends these five great common goods: the planet, the social bond, peace, partnerships and economic prosperity.