Assistant-e de Direction - Strasbourg, France - de l'Eurométropole de Strasbourg

de l'Eurométropole de Strasbourg

Entreprise vérifiée

Strasbourg, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

N° annonce

E002476

Direction

Culture

Catégorie(s)

B

Type de recrutement

Permanent

fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public (CDD 1 an)

Durée de temps de travail

Temps complet - 35h00

Grade(s)

Rédacteur
à Rédacteur principal 1ère Classe

19/03/2023

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l'Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d'un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

La Direction de la Culture porte le déploiement et la mise en œuvre des politiques culturelles de la Ville et de l'Eurométropole de Strasbourg. A ce titre, elle intègre un certain nombre d'institutions culturelles importantes, pilotées en régie directe (Médiathèques, Musées, Conservatoire, Archives, TAPS, fondation de l'Œuvre Notre-Dame ) ou soutenues de façon volontariste (300 structures associatives intervenant dans tous les champs culturels, ainsi que l'Opéra, l'Orchestre philharmonique ou la Haute école des arts du Rhin).

Description des missions, Activités

Collaborateur-trice direct-e du-de la directeur-trice de la culture et de la direction adjointe, vous êtes chargé-e de:

- assurer le secrétariat de direction et de la direction adjointe et assister la directrice de la culture au quotidien,
- gérer de manière autonome certains dossiers spécifiques,
- faire face de manière appropriée, dans l'urgence, à certaines situations.

Vous travaillez en binôme avec les assistants-es du service en charge de l'action culturelle.

**Activités principales**:
Organiser et mettre à jour l'agenda du directeur-de la directrice et de la direction adjointe.

Assurer l'accueil physique et téléphonique, filtrer les appels téléphoniques.

Suivre et diffuser le courrier (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents), les courriels, les notes, les fax.

Contrôler la qualité rédactionnelle et la mise en forme des documents émanant de la Direction.

Assurer le suivi des dossiers et les préparer pour les réunions.

Classer les dossiers pour le compte de la directrice et de la direction adjointe.

Organiser des réunions (ou ponctuellement des événements), réserver les salles, identifier de manière autonome, les participants-tes et les inviter.

Participer à des réunions et rédiger les comptes-rendus.

Rédiger et mettre en forme différents courriers et documents sous format Word, Excel et Powerpoint en veillant au respect de la charte graphique.

Assurer le suivi et la validation des délibérations pour la direction.

Tableau de suivi des engagements de la Maire et de la Présidente et des élus thématiques : au sein de la direction, demandes à relayer aux services concernés, assurer un suivi dans l'évolution de la préparation des éléments en vue d'un retour dans les délais impartis.

Réunir en tant que de besoin les assistants-es des différents services de la direction et animer ce réseau.

**Piloter de manière autonome certains dossiers spécifiques**: rédaction et suivi de mise en place de procédures, partage de documents

Veiller sur l'actualité culturelle (média).

Réserver et organiser des déplacements pour la directrice et la direction adjointe le cas échéant.

Contribuer à la gestion du planning des salles de réunions.

Editer et renseigner des tableaux de bord.

Participer au roulement des permanences de l'équipe des assistants-es.

Profil

Bac à BTS assistant de direction ou équivalent.

Expérience significative sur un poste similaire exigée.

Expertise cochée Connaissance du fonctionnement et des procédures de l'Administration (notamment circuit du courrier).

Maîtrise de Word, Excel, Elise, le logiciel de suivi des délibérations et NTIC.

Expertise des techniques de secrétariat et assistanat administratif.

Expertise rédactionnelle.

Capcité à analyser et synthétiser.

Connaissances de l'environnement juridique des collectivités territoriales.

Capacité à réagir de manière appropriée dans des situations d'urgence ; prendre des initiatives.

Capacité à gérer les priorités.

Capacité à rendre compte.

Capacité à anticiper.

Rigueur, méthode et organisation.

Discrétion.

Autonomie.

Diplomatie.

Grande qualité relationnelle et capacité à travailler en équipe.

Capacité à s'adapter à des interlocuteurs-trices d'horizons très différents.

Organisation susceptible d'évolution dans le cadre du projet de direction et de service pouvant avoir une incidence sur la fiche de poste sans pour autant remettre en question le cœur des missions mais nécessitant, le cas échéant, le moment venu, une capacité d'adaptation.

Avantages liés au poste

Rémunération statutaire et régim