Assistant Administratif - Suresnes, France - Ville de Suresnes

Ville de Suresnes

Entreprise vérifiée

Suresnes, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Présentation de la Collectivité**:
Collectivité éco-responsable, attractive et conviviale, reconnue pour la qualité de son cadre de vie et sa richesse faite de diversité et de mixité, Suresnes rayonne par son dynamisme et ses projets, porteurs d'innovations à la fois sociales, solidaires et technologiques. Suresnes est au cœur d'un pôle économique majeur de l'Ile-de-France d'environ habitants, le Territoire Paris Ouest La Défense, créé au 1er janvier 2016. Comptant aujourd'hui près de habitants, près de 1000 agents s'attachent quotidiennement à offrir un service public performant et de qualité à l'ensemble des Suresnois.

**Pourquoi Suresnes ?**

Vous avez l'opportunité de rejoindre une collectivité pionnière qui porte haut et fort la question du bien-être au travail, de l'égalité professionnelle femmes-hommes, du handicap et du dialogue social.

**Votre rôle**:
Vous intégrez le service sécurité sureté prévention des risques.

Participez à l'optimisation de l'activité en prenant en charge au quotidien des tâches d'ordre comptable et de secrétariat et en assurant une bonne diffusion de l'information.

**Vos missions**:
**Secrétariat et comptabilité**:

- Réceptionne, filtre et oriente les appels téléphoniques, prend et transmet les messages.
- Donne des informations de premier niveau.
- Gère l'agenda des responsables/techniciens et monte des réunions.
- Accueille le public et les personnes ayant des rendez-vous.
- Réceptionne, trie, enregistre et distribue le courrier, peut répondre à des courriers administratifs.
- Rédige et frappe différents courriers et rapports, met en forme des comptes-rendus et monte des dossiers (pour le conseil municipal notamment).
- Classe et enregistre divers documents (devis, factures ) et réalise l'archivage des dossiers de chantiers clos.
- Assure le suivi de l'activité comptable.

**Dossiers spécifiques**:

- Planifie, organise et participe aux commissions communales de sécurité.
- Planifie et suit les visites périodiques obligatoires.
- Tient à jour tous ces documents, les complète, les diffuse.
- Constitue et suit les dossiers sanitaires (plomb, amiante, légionellose), et de mise en sûreté (vidéoprotection).
- Gère les dossiers d'aménagements des établissements de 5ème catégorie.
- Met à jour et diffuse le Plan Communal de Sauvegarde.

**Information/ Communication**:

- Relaye l'information, et la fait remonter à bon escient.

**Participation aux projets du service**:

- Etablit des outils et des études d'aide à la décision des supérieurs, évalue son activité et propose des solutions d'amélioration.

**Polyvalence**:

- Assure le secrétariat du Pôle en cas de besoin (téléphone, réception du courrier etc) ainsi que le suivi de dossiers particuliers comme les contrats d'entretien (3D, onduleurs, ascenseurs, extincteurs ) en lien avec le technicien responsable de ces contrats.

**Formations **:Une formation de BEP/ CAP ou Bac professionnel en secrétariat est recommandée.

Poste à pourvoir rapidement.
- CV et lettre de motivation à adresser à l'attention de Monsieur le Maire._

**Théoriques **:Connaissances des techniques de secrétariat et des procédures administratives et comptables.

**Techniques / Pratiques **:Met en œuvre les pratiques liées à son domaine. Utilise efficacement les outils bureautiques et SEDIT, AS-TECH et ELISE. Respecte les procédures.

**Aptitudes/Qualités **:Rigueur, organisation, bonne communication, réactivité et diplomatie, capacité à chercher l'information.