Réceptionniste - Paris, France - Pinsent Masons

Description

**Services à la clientèle**
- Couvrir le poste de la réception.
- Former les nouveaux réceptionnistes et intérimaires.
- Réservation des vidéo-conférences (réservation de salles, envoi de demandes vidéo-conférences).
- Coordonner la réservation des salles de réunion (via le système de réservation de salles Condeco).
- Commandes de taxi
- Accueillir et diriger les clients et les invités vers le personnel approprié.
- Coordonner le service des rafraîchissements aux invités.
- Répondre aux appels téléphoniques entrants de manière professionnelle.
- Répondre aux demandes de renseignements des clients internes et externes.
- Prendre et relayer les messages (s'assurer que les avocats et les clients reçoivent ces messages rapidement, surtout s'ils sont à l'extérieur du bureau).
- Tenir un registre des courriers entrants et sortants et des livraisons en mains propres.
- Connecter les vidéo-conférences pendant les périodes de pointe en assistant l'analyste du support informatique. Organiser des réunions et des événements**Services Internes**
- Surveiller en tout temps l'entretien ménager de la réception et du bureau, y compris le nettoyage et l'entretien, afin de s'assurer que les normes élevées dans ces espaces sont maintenues en permanence.
- Coordonner les besoins du bureau en fournitures de bureau, fournitures de papeterie et de garde-manger, tâches de remplissage, de numérisation, d'impression, etc. et aidez le personnel à établir les priorités et à assurer la liaison avec la Workplace Manager et du lieu de travail.
- Effectuer diverses recherches si nécessaire (pour les photographes, les fournisseurs de papeterie, les fournisseurs de meubles).
- Préparer l'archivage et coordonner avec le fournisseur de stockage pour l'enlèvement et la livraison des fichiers/boîtes.
- Tenir à jour la liste interne des contacts.
- Standardiser les processus bureautiques en accord avec la pratique de Pinsent Masons.
- Coordination des projets immobiliers et de locaux et coordination avec la Directrice des services généraux et du lieu de travail.
- S'assurer que les fournitures de cuisine et de papeterie du bureau sont bien stockées et assurer la liaison avec les fournisseurs, y compris la gestion de la salle de papeterie en la gardant organisée et propre.
- Gérer les services de la bibliothèque juridique pour le bureau de Paris, en assistant la directrice des services généraux et du lieu de travail.
- Gérer les services, y compris la climatisation, le chauffage, l'éclairage, le nettoyage et l'enlèvement des déchets, ainsi que les déchets confidentiels.

**Intégration de tout le personnel et déménagement de bureaux**
- Travailler avec la directrices des services généraux pour s'assurer que tous les nouveaux arrivants ont en place toutes les dispositions nécessaires.
- Fournir une formation à tous les nouveaux menuisiers en ce qui concerne les services de construction et de bureau aux équipes.
- Assurer la coordination des déménagements de bureaux
- Renforcer la culture du cabinet par une promotion active et continue de ses valeurs.

**Santé, sécurité et environnement**
- Santé et sécurité - Connaître la politique du cabinet en matière de santé et de sécurité et la façon dont la législation locale peut influer sur cette situation, effectuer des vérifications mensuelles des risques dans l'ensemble des locaux, s'assurer que l'intégration du personnel est effectuée et que toutes les affiches réglementaires, plans d'évacuation incendie et autres sont actualisés et correctement exposés.
- Surveiller le lieu de travail afin de respecter les normes pertinentes en matière de santé et de sécurité, notamment en enregistrant et en signalant correctement les dangers/accidents.
- Aider à la prestation des premiers soins.
- Formation en matière de sécurité, manutention manuelle, réunions de suivi des DSE.

**Liaison avec les fournisseurs et les entrepreneurs tiers**
- Coordonner avec les entrepreneurs l'entretien et la maintenance du bureau et de l'équipement
- Coordonner avec des imprimantes externes pour l'impression de cartes de visite, de brochures, les impressions en masse, les photocopies, etc.
- Gérer les réservations de transport pour le bureau.

**Administration**
- Aide pour les kits de bienvenue des nouveaux employés et l'allocation des places.
- Appuyer l'équipe des services généraux avec les tâches et les responsabilités administratives à accomplir au bureau de Paris.