Office Manager - Paris e, France - Auzou Editions - Groupe Auzou

Auzou Editions - Groupe Auzou

Entreprise vérifiée

Paris e, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Sous la responsabilité de la Directrice des Ressources Humaines, vous êtes en charge des Services Généraux. Vous occupez un poste polyvalent : vous faites le lien entre fournisseurs, prestataires et services internes. Vous assistez les collaborateurs et gérez la vie quotidienne du bureau. A ce titre, vous exercez les missions suivantes:
**Garantir la bonne tenue de l'environnement de travail**:

- Gérer les locaux (entretien, alarmes, achats de matériel et de mobilier ) en relation avec différents prestataires (entretien, artisans ) ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique ;
- Gérer la réception des colis ;
- S'assurer de la sécurité des biens et des personnes au sein des locaux et gérer les urgences diverses liées au bâtiment ;
- Planifier et assurer le suivi opérationnel des interventions des prestataires (installations, maintenance ) ;
- Participer à différents projets (supervision des travaux, aménagements, optimisation des espaces ).
- Classer et archiver les documents.

**Assurer la gestion des outils de travail des collaborateurs**:

- Gérer les badges et les clés ;
- Gérer la flotte automobile - 30 véhicules (assurance, sinistralité, paiement des amendes, suivi du kilométrage,) ;
- Gérer le parc téléphonique - 60 téléphones ;
- Gérer l'approvisionnement et les stocks des fournitures de bureau et consommables ;
- Veiller à ce que les nouveaux collaborateurs disposent du matériel adéquat à leur arrivée ;
- Être le point de contact privilégié des collaborateurs pour répondre à leurs besoins et questions concernant les bureaux et outils de travail ;
- Coordonner ponctuellement la logistique des déplacements (hôtels ).

A terme, vous aurez plus de responsabilités et devrez:
**Participer à la cohésion des équipes et à la culture d'entreprise**:

- Animer la vie de l'entreprise en organisant des événements pour fédérer les équipes (soirées, séminaires, événements bien-être ) ;
- Communiquer auprès des collaborateurs sur le fonctionnement et l'utilisation des locaux et du matériel, sensibiliser aux "bonnes pratiques" en lien avec notre démarche RSE (tri sélectif,)

**Administration des Services Généraux**:

- Suivre et optimiser le budget des Services Généraux ;
- Rechercher des prestataires et négocier les contrats ;
- Suivre les devis, contrats et factures, et vérifier leur conformité ;
- Structurer et améliorer les process internes du poste.

CDI
Rémunération selon profil

**Votre profil**:

- D'un naturel organisé et consciencieux, vous savez anticiper et gérer les priorités.
- Vous êtes astucieux/se et pragmatique. Votre réactivité vous permet de rebondir face aux imprévus
- Grâce à votre aisance relationnelle et votre sens du service, vous savez vous adapter et communiquer avec des interlocuteurs variés.
- Vous avez de l'expérience sur un poste similaire et maîtrisez les outils bureautiques (en particulier Excel)

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Programmation:

- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 03/07/2023