Assistant(E) de Direction - Saint-Nazaire, France - CH St Nazaire

CH St Nazaire

Entreprise vérifiée

Saint-Nazaire, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Société**:
Le Centre Hospitalier de Saint-Nazaire est un établissement public de santé de 945 lits et plus de 2700 agents. Ses activités sont réparties en pôles d'activités : MCO, Psychiatrie, EHPAD, USLD, IFSI, et IFAS.

Le CHSN est en direction commune avec le CH de Savenay et l'hôpital intercommunal Guérande/Le Croisic

**Mission**:
**Définition**

Au sein d'un secrétariat de direction mutualisé (3 agents), l'assistant(e) de direction est au service de plusieurs membres de l'équipe de direction. Son service de rattachement est la direction des affaires financières et son responsable hiérarchique est le directeur de cette entité.

Le secrétariat de direction mutualisé est composé de 2 pôles, l'un constitué de 3 assistantes et à vocation générale, financier et économique, l'autre constitué de 2 assistantes et à vocation ressources humaines, médico-soignant et générale. Ces 2 entités ne sont pas étanches et la collaboration entre elles est un principe de fonctionnement permanent.

Dans le cadre de la mutualisation, les deux pôles participent pour le compte du secrétariat de Direction Générale à la permanence, sans interruption, de l'accueil physique et téléphonique de 8h30 à 18h00. Ces horaires reposent sur 5 assistantes qui assurent par roulement ou alternance la présence sur la première et/ou la dernière borne horaire. En outre, chacun des deux pôles de secrétariat est ouvert de 9H à 12H30 et de 13H à 17H. Cette organisation doit être permanente y compris pendant les périodes de congés. Chaque poste comporte des particularités qui sont fixées dans chacune des fiches de postes qui ne font pas obstacle à une nécessaire polyvalence pour garantir une continuité et un fonctionnement optimal de la Direction.

L'assistant(e) assure par complémentarité des temps de présence des trois agents, le bon fonctionnement du secrétariat de direction. L'assistant(e) prend en charge le secrétariat et la gestion administrative au sein de la direction et notamment des dossiers de la direction des Affaires Financières (DAF) à laquelle il (elle) sera rattaché(e), de la direction des Affaires Générales et Patientèle (DAGP) et de la direction Contrôle Interne et Supervision Budgétaire (DCISB).

**Activités principales pour le compte des directions DAF / DAGP / DCISB**:
**Assure la circulation de l'information et le reporting des activités des directions et des pôles**:

- Accueil physique, gestion des appels téléphoniques ;
- Interface avec l'Hôpital Intercommunal de la Presqu'île (HIPI) et du Centre Hospitalier de Savenay (CHSY) ;
- Gestion de l'agenda des directions et des directeurs adjoints _;_
- Gestion des agendas de salles au 4ème étage ;
- Organisation des déplacements des directeurs adjoints ;
- Planification, organisation et suivi (ordre du jour, documents préparatoires,) des réunions et assurer, le cas échéant, une assistance aux comptes rendus ;
- Organisation des Conférences de Pôles pour les 6 pôles du CHSN ;
- Vigilance sur les échéances de réponses notamment aux organismes et institutions de l'établissement (ARS ; Mairie, etc,)
- Suivi et gestion des demandes depuis les messageries électroniques des directions, archivage sur serveur ;
- Gestion du courrier des directions concernées (réception, enregistrement, diffusion, rédaction projet de réponse, classement) ;
- Et, inversement, diffusion des directives et consignes données par la Direction Générale aux directions concernées ainsi qu'aux différents services ;
- Conception, rédaction et mise en forme de documents (notes, courriers, projets de réponse,) liés à l'activité des Directions ;
- Production de présentation et outils de suivi pour les directions concernées ;
- Suivi des conventions avec les partenaires du CHSN (vigilance sur les conventions financières) ;
- Filtrage des besoins, attentes et questionnements des services auprès des Directions concernées ;
- Gestion des commandes de fournitures bureautiques des directions concernées ;
- Assurer ces missions sur les autres directions lors des congés ou absences.

**Spécificités liées à la gestion et au suivi de la Direction des Affaires Financières**:

- Régies d'avance (en lien avec le Responsable Budgétaire et Financier):

- Rédaction et suivi des actes et avenants liés aux mouvements de personnels ;_
- Suivi et actualisation des données sur l'outil de suivi ;_
- Saisie des factures format papier et des liquidations ;
- Appui à la planification et à la gestion administrative du Pôle Femme-Enfant-Famille (FEF).

**Spécificités liées à la gestion et au suivi de la Direction des Affaires Générales et Patientèle**:

- Appui à la planification et à la gestion administrative du Pôle Santé Mentale et Médecine (SAMME) ;
- Suivi des dossiers de séjours thérapeutiques organisés par les services psychiatriques et pédopsychiatriques, (vérificat