Assistant / Office Manager Dsi (H/F) - Puteaux, France - Orpea

Orpea

Entreprise vérifiée

Puteaux, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Famille professionnelle/ Métier**:
Fonctions Support (Siège) - Informatique

**Intitulé du poste**:
Assistant / Office Manager DSI H/F

**Contrat**:
CDI

**Temps de travail**:
Temps complet

**Description du poste**:
Assistanat

Gestion du suivi des actions lancées par le DSI et relances des collaborateurs, fournisseurs et partenaires jusqu'à résolution complète des actions
Gestion de l'agenda du DSI et du Codir IT (9 personnes), des réunions, réservations de salles, organisations de rdv
Accueil des visiteurs et réception/filtrage des appels téléphoniques ou mails
Gestion des visites, allez chercher les visiteurs à l'accueil du siège et les raccompagnez
Gestion du courrier, une trentaine de lettre par jour, des recommandés, des colis
Créations des profils voyageurs dans egencia pour les collaborateurs étant amenés à effectuer des déplacements
Gestion des déplacements des collaborateurs avec egencia, vérification minutieuse des aspects logistiques des déplacements
Gestion des notes de frais des collaborateurs,
Création des demandes d'achats dans e-Proc, relance des valideurs du circuit de validation
Gestion du circuit de signature de tous les contrats de la DSI avec environ 230 fournisseurs
Rédaction de notes, compte-rendu et rapports, notamment le compte rendu du CODIR IT hebdomadaire et le suivi des actions
Suivi des litiges juridiques de la DSI en lien avec la direction juridique
Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels
Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du DSI (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions ).
Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting )
Traductions des documents de tous les collaborateurs de la DSI à l'aide de Deepl

Ressources Humaines

Suivi précis des effectifs de la DSI et mise à jour des différents listings, tenu au quotidien d'un registre détaillé. Pour les externes, vérification de la validée des contrats de prestation, anticipation du renouvellement des prestations au minium un mois avant l'échéance,
Planification des entretiens professionnel et des entretiens annuels des salariés au premier trimestre, Suivi et relance des managers pour respecter le calendrier des ressources humaines.
Préparation de l'arrivée des nouveaux collaborateurs internes ou externes
Gestion des demandes de congés pour les salariés, suivi des validations de managers
Préparation mensuelle de la paie, saisie des variables de paie,coordination avec le service paie
Centralisation des justificatifs Navigo pour remboursement
Planification et suivi des visites de prévention médicale
Gestion, anticipation, recensement des besoins de formations de tous les collaborateurs de la DSI, validation avec le service formation, planification des formations
Mise à jour des listes de diffusion Outlook et des listes HDS

Office manager

Gestion des commandes de fournitures, besoins informatiques et téléphonie, de l'approvisionnement des salles de réunion
Gestion des commandes repas, taxis,
Mis à jour des organigrammes

**Profil**:
Bac+3 minimum, formation de gestion
Français et Anglais
Parfaite maîtrise du pack office et de tous les outils bureautiques
20 ans d'expérience minimum dont au moins 10 ans à un poste similaire
Connaissance de l'organisation et des rouages d'un grand groupe international ou d'une grande administration
Qualités recherchées : organisation, extrême rigueur, autonomie, anticipation, confidentialité, esprit d'équipe, esprit de synthèse

**Localisation du poste**:
**Ville**:
Puteaux

**Code postal**:
92800