Assistant de Direction Du Centre Bretagne - Brest, France - Ifremer

Ifremer

Entreprise vérifiée

Brest, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Description de l'offre**:
Le Centre Bretagne de l'Ifremer est l'un des 5 centres de l'Institut (quatre centres métropolitains et un centre outre-mer). Il accueille le siège de l'Ifremer et se déploie sur les implantations de Brest-Plouzané, Dinard, Concarneau, Lorient et Argenton. L'implantation de Plouzané accueille plus de mille personnes.

La Direction du Centre Bretagne gère les infrastructures d'accueil et les installations techniques sur les différentes implantations, organise la logistique, et s'assure de la mise en place et du respect des règles d'hygiène et de sécurité. Elle représente également l'Ifremer auprès des collectivités et des institutions régionales, et participe aux dynamiques territoriales et instances associées.

Pour mener ses missions, la Direction du Centre Bretagne pilote deux services, le service Infrastructures et Moyens Associés (IMA) et la Cellule Prévention des Risques Professionnels (CPRP), dont la finalité des missions est de fournir aux utilisateurs du patrimoine du Centre Bretagne un environnement de travail conforme, tant sur le plan normatif (laboratoires accrédités en particulier) que règlementaire (code du travail, contrôle et vérification des équipements ou installations techniques, information et formation des personnels en matière d'hygiène et de sécurité, rédaction des consignes générales et particulières de sécurité et des plans de prévention). Le service Archives et Patrimoine Intellectuel (ARCHIVES) lui est également rattaché.

Placé(e) sous l'autorité de la Directrice du Centre, vous contribuez en binôme au secrétariat commun de la Direction du Centre (Directrice et Directrice adjointe) et vous assurez le secrétariat des services IMA (10 personnes) et CPRP (4 personnes).

**Missions principales**

**En tant qu'assistant(e) de direction**, vous assurez en binôme le secrétariat commun de la Direction du Centre et vous assurez le secrétariat des deux services IMA et CPRP. Vous gérez la mise à jour du site intranet du Centre au titre des actions de communication interne conduites par la Direction du Centre. Vous gérez administrativement les demandes de subvention ou les dossiers présentés dans le cadre des dispositifs régionaux et infrarégionaux de soutien à l'Enseignement Supérieur et à la Recherche. Sur le plan financier, vous êtes impliqué(e) dans le suivi des dépenses de la Direction du Centre et des services IMA et CPRP.

La subsidiarité entre les deux assistantes de direction est un point essentiel du poste afin d'assurer une continuité de service en cas d'absence pour congés de l'une des deux assistantes.

**Activités principales**

**Secrétariat commun de la Direction du Centre**:

- Assurer une permanence « réception téléphonique », préparer les accueils de visiteurs (réservation électronique des salles de réunion et de visio-conférence, préparer l'arrivée et l'accueil des nouveaux arrivants au sein de la Direction) ;
- Organiser la gestion documentaire physique et numérique (utilisation d'une GED) de la Direction ainsi que les interfaces (e.g. circuits de signature) avec les services du Centre, assurer l'archivage, maintenir à jour le chrono des courriers reçus et envoyés ;
- Mettre en place et gérer des tableaux de bord ;
- Réaliser les achats et la gestion des fournitures pour la direction ;
- Assurer le suivi des astreintes de week-end, maintenir la procédure d'astreinte à jour ;
- Contribuer à la préparation des visites ponctuelles du Centre ou autres événements ;
- Participer à la vérification et à l'édition de documents en lien avec les procédures d'accueil.

**Secrétariat des services IMA (10 personnes) et CPRP (4 personnes)**:

- Gérer les agendas électroniques des responsables des services IMA et CPRP, planifier les réunions avec les interlocuteurs internes comme externes (par exemple fournisseurs), gérer les déplacements des membres de ces équipes ;
- Accompagner la CPRP dans l'organisation logistique des accueils sécurité ;
- Participer à la rédaction ou relire/vérifier des documents puis procéder à leur communication via des listes de diffusion ;
- Accompagner les deux services dans la réalisation des procès-verbaux de services faits.

**Communication interne**
- Assurer le suivi de l'intranet de la Direction de Centre et être force de proposition pour son actualisation : mises à jour, rédaction de contenus et création de nouvelles pages via l'outil Eziweb.

**Gestion administrative et financière**
- Gérer administrativement les dossiers et démarches liés aux dispositifs de soutien à l'Enseignement Supérieur et à la Recherche ou autres dispositifs d'aide aux projets scientifiques régionaux et infra régionaux, en lien avec la Directrice adjointe ;
- Contribuer au montage de dossiers de demande de subvention pour le compte de la Direction du Centre ;
- Contribuer au suiv