Assistant de Direction - Lyon, France - Grand Lyon Métropole

Grand Lyon Métropole

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Type d'offre:

- Emploi
- Cadre(s) d'emplois:

- ADJOINTS ADMINISTRATIFS
- Référence:

- Service:

- Délégation urbanisme et mobilités,Direction de la maîtrise d'ouvrage urbaine
- 12/07/2023

La Métropole de Lyon est une collectivité territoriale qui assure des missions de service public pour les 1, 4 millions d'habitants d'un territoire de 59 communes. Elle exerce de nombreuses compétences : c'est par exemple elle qui est en charge de l'urbanisme, de la voirie ou encore des déchets ménagers.

Au sein de la Métropole de Lyon, la délégation urbanisme et mobilités (DUM) est dédiée à la fabrique de la ville dans toutes ses dimensions et à toutes les échelles. À ce titre, elle s'emploie à incarner les enjeux de transition écologique et de justice sociale dans la transformation du
territoire et la mobilité des biens et des personnes.
Elle rassemble 400 agents répartis en 6 directions, parmi lesquelles la direction maîtrise d'ouvrage urbaine (DMOU).

La DMOU assure le pilotage des opérations d'aménagement urbain, d'espaces publics et d'infrastructures.
Elle est organisée en 6 services, dont 4 services opérationnels composés de chefs de projets assurant la maîtrise d'ouvrage des opérations, un bureau d'études de maîtrise d'œuvre et un service d'appui à la maitrise d'ouvrage et de conseil (AMOC).

Rattaché à la directrice, l'agent assure son secrétariat ainsi que celui de la directrice adjointe. Il participe tant que de besoin au Comité de direction hebdomadaire et en assure le secrétariat. Il travaille en étroite collaboration avec les autres assistantes de la direction et vient en appui aux différents services en fonction de la charge de travail.

**Vos missions**:

- assurer le secrétariat:

- organiser les réunions,
- assurer la gestion et le suivi de l'agenda,
- saisir notes et courriers, en effectuer la mise en page et la relecture, préparer des documents sur différents logiciels dont Word et Power point,
- mettre à jour les tableaux de bord, gérer des tableaux de suivi particuliers,
- gérer le courrier,
- gérer le circuit des signatures,
- archiver et classer les documents du service, contribuer à la gestion de l'arborescence informatique,
- suppléer si besoin l'absence d'une secrétaire de la direction,
- contribuer à la coordination de l'activité des assistant(e)s:

- consolider les plannings de présence et des congés des assistantes de la direction,
- animer une instance de partage des pratiques, travail sur documents types, etc..
- contribuer à la gestion du processus décisionnel:

- mettre à jour le planning prévisionnel des Conseils et des Commissions permanentes,
- mettre en forme les rapports des Conseils et des Commissions permanentes
- assurer un rappel des calendriers décisionnels aux chefs de projets,
- assurer une fonction d'accueil téléphonique et d'accueil physique:

- renseigner, conseiller, filtrer, aiguiller,
- formaliser les messages téléphoniques,
- accueillir, accompagner, être le garant de l'image du service,
- assurer la gestion de déplacements et des réceptions:

- élaborer les ordres de mission par anticipation,
- prendre en charge les relations avec les divers interlocuteurs pour toute recherche utile, réservation,
- gérer les aspects pratiques des déplacements : frais de mission, réception, hébergement jusqu'à la clôture du dossier,
- assurer la gestion des fournitures de bureaux, papiers et informatiques,
- assurer le suivi administratif et la gestion des ressources humaines:

- suivre les documents RH et les relations avec le SRH,
- réceptionner et diffuser les informations liées au domaine RH (emploi, formation, carrière, paie, temps de travail, ).

**Vos connaissances et compétences**:

- capacités rédactionnelles,
- accueillir, communiquer, informer, dialoguer, transmettre un message.

**Vos aptitudes et qualités**:

- savoir organiser et planifier son travail et alerter si besoin,
- comprendre et analyser une question, une demande, une consigne,
- respecter des procédures et des délais,
- capacités relationnelles,
- rigueur, précision et méthode,
- capacité d'initiative et d'autonomie,
- force de proposition, dynamisme et réactivité,
- goût du travail en équipe et en réseau,
- capacité à se former et à entretenir ses connaissances.

**Conditions de travail**:
Lieu : Hôtel de Métropole, 20 rue du Lac, 69003 Lyon

Temps de travail : 3 cycles de travail hebdomadaires sur 5 jours travaillés sont possibles après accord du manager : 35h (7h/jour), 37h30 (7h30/jour + 15 jours d'ARTT) ou 38h45 (7h45/jour + 22 jours d'ARTT)

Déplacements : pas de déplacements prévus dans le cadre des missions

Conditions d'exercice:

- participation financière à la complémentaire santé et à la prévoyance,
- prestations sociales : restaurant du personnel ; aides à la mobilité et aux déplacements ; accès à l'offre de services du COS (voyages, billetterie, culture, loisirs, aid