Assistante de Direction - Neuilly-sur-Seine, France - GIF Emploi - TIM

GIF Emploi - TIM

Entreprise vérifiée

Neuilly-sur-Seine, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Pour notre client, société spécialiste en BTP, nous cherchons un/e Assistante de direction.

Vos principales missions:
**secrétariat**:

- Accueil téléphonique : filtrage et traitement des appels téléphoniques
- Accueil physique de visiteurs externes, clients, fournisseurs, courrier.
- Rédaction courriers : Correction, aide à la rédaction de courriers « chantier », courriers administratifs.
- Relecture/correction et mise en forme de documents
- Commandes diverses : fournitures, cartes de visite, café
- Commandes et gestion des stocks **EPI**:

- **Portail Entreprise (sharepoint)** : mise à jour des informations, dossiers et documents
- Traitement du courrier : collecte, ouverture, diffusion, envoi (postal)
- Prise de connaissance des mails (boite contact ou personnelle) : dispatching et/ou traitement
- Gestion des déplacements des collaborateurs : réservation train, hôtel.
- Archivage

**GESTION DU PERSONNEL et RELATIONS SOCIALES**:
**Salariés**:

- Gestion des dossiers du personnel, des intérimaires et prestataires extérieurs
- Médecine du travail : organisation des visites médicales d'embauche et suivi, aptitudes
- Suivi RTT / Congés via LUCCA
- Contrôle des fiches d'activités (excel par salarié) : vérification des jours posés, etc
- Gestion des Avis à Tiers Détenteurs (saisie salaire,)
- Traitement des variables de paie et communication à la RAF : fichier excel préparation paie à tenir à jour.
- Accueil des nouveaux arrivants : EPI, explication outils et portail (sharepoint), organisation, accueil RH
- En lien permanent avec les collaborateurs : renseignements divers, relationnel, filtre avec la Direction
- Communication interne avec le personnel : notes internes
- CSE : gestion des élections de A à Z (tous les 4 ans) - Prochaines élections en avril 2023

**Salariés intérimaires et prestataires**:

- Relations Agences d'interim
- Création et Contrôle des fiches d'activités
- Gestion des contrats interim
- Validation des relevés d'heures des intérimaires

**GESTION COMMERCIALE / AFFAIRES**:

- Mise à jour des CV des collaborateurs : mettre à jour pour chaque nouvelle mission le CV de chaque collaborateur
- Relances de règlement
- Références : mise à jour et édition de nos références (à chaque affaire)

**Dossiers affaires**
- Création d'une affaire
- Suivi des dossiers affaires, des temps activités
- Mise à disposition des informations sur le portail sharepoint
- Réponse à Appels d'offres (mise en forme)
- Impression et classement des factures mensuelles
- Dossier litiges
- **EDIFLEX **(CHORUS) : déposer les documents des marchés publics, les factures

**GESTION SOCIETE**:
**Gestion courante**:

- Recueil des documents administratifs spécifiques de l'entreprise (URSSAF, Kbis etc )
- Tenue à jour de ces documents sur les sites dédiés (attestation légale etc ), provigis.
- Gestion parc véhicule / Location de véhicules : mise en place et suivi des locations.
- Validation des factures fournisseurs via ESKER
- Sites de collecte de nos documents administratifs

**Déclarations annuelles et abonnements**:

- Formation : déclaration **annuelle** du Bilan Pédagogique et Financier
- Convention collective : abonnement
- Médecine du travail : Déclaration annuelle

**Profil recherché**

**Profil recherché**:
Vous êtes diplômé.e
**Bac+2 en Gestion administrative et commerciale** des organisations ou support à l'action managériale :BTS Assistant de gestion PME/PMI ou NDRC, DUT GACO ou GEA...

Vous justifiez idéalement d'une première expérience professionnelle sur des fonctions similaires et de préférence dans le domaine du BTP, ingénierie.

Vous faites preuve de rigueur, d'un vrai sens pratique et avez la culture de l'efficacité.

Vous êtes autonome et proactive dans l'organisation de votre travail et faites preuve d'un vrai sens pratique dans votre organisation. Vous savez gérez les priorités et votre adaptabilité vous permet de réponse aux sollicitations avec réactivité.

Vous êtes reconnue pour votre aisance relationnelle, votre dynamisme et appréciez le travail en équipe.

Vous maîtrisez parfaitement les outils informatiques et bureautiques : OS365 (sharpoint, teams, outloook) et le pack office : excel avancé (formules, tableaux croisés dynamiques, graphiques), word (mise en page et publipostage).

Vous êtes à l'aise dans la recherche d'informations sur internet et les outils digitaux.

**Poste basé à NEUILLY SUR SEINE 92200, puis Quai de la Rapée 75012 à partir de 2025**

**base 39H avec RTT, horaires de travail**:

- Lundi à jeudi : 8h30 - 12h30 et 13h30 - 17h30
- Vendredi : 8h30 - 12h30 et 13h30 - 16h30

Télétravail possible 2 jours par semaine sous accord du manager (après validation de la periode d'essai).

**Informations supplémentaires**

Expérience souhaitée:
**3-5 ans**
Véhiculé:
**Non**

BAC+2, DUT, BTS
3-5 ans