Chargé de Gestion Administrative - Paris, France - Galeries Lafayette

Galeries Lafayette

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 1 jour

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Référence
- Gestion Assurances-10176
- Filière-Métier
- FINANCE / JURIDIQUE
- Localisation
- France / Ile-de-France / PARIS
- Type de contrat
- CDI
- Temps de travail
- Temps Complet
- établissement
- Magasin Haussmann - 40 bd Haussmann Paris
- Votre Rôle- CONTEXTE:

- Le Département Risk Management & Assurances a pour mission : la mise en œuvre et la conduite d'une politique de gestion des risques et des assurances visant à assurer une bonne maîtrise des risques tout en optimisant les niveaux de couverture et les coûts des contrats d'assurances du Groupe Galeries Lafayette et de ses filiales. La finalité étant de garantir la protection des clients, des tiers et prestataires, des salariés, des dirigeants, de ses biens et activités.
- Il met en place et suit une politique de prévention des risques.
- Il a un devoir d'information et de conseil, en interne et en externe, au regard des activités du Groupe et des risques encourus.
- MISSIONS:
- Administration de la boite mail « Assurances Groupe » (Gmail) : réception et traitement des mails entrants, redirection des demandes vers les interlocuteurs appropriés, classement des mails par thématique, criticité, action attendue et priorité, suivi et relances des mails, archivage ;
- Gestion administrative des sinistres : réception et analyse des déclarations de sinistres, communication des déclarations au courtier dédié, constitution des dossiers et enregistrement des sinistres, appréciation des prises en charge possibles, rédaction et envoi des courriers aux parties adverses en cas de recours, suivi et clôture des dossiers ;
- Mise à jour des bases de données Sinistres : enregistrement des sinistres, de leur valorisation et de leur statut dans un reporting dédié ;
- Comptabilité & Gestion : vérification et paiement des factures, suivi de l'écoulement des fonds gérés par le courtier, suivi et encaissement des indemnisations liées aux sinistres ;
- Mise à jour des polices d'assurances suite aux acquisitions/cessions de sites : communication et suivi de la bonne prise en compte des éléments transmis au courtier ;
- Aide au déploiement de la politique Prévention & Sécurité : interface magasin / courtiers et assureurs (organisation des visites magasins, communication et suivi des recommandations acceptées par les magasins) ;
- Mise à jour des procédures et documents Assurances, diffusion au Groupe et au courtier ;
- Traitement des demandes diverses : demandes d'attestations, vérification des clauses d'assurance dans les contrats fournisseurs et conventions exceptionnelles, etc. ;
- Gestion de l'archivage : archivage électronique et physique des contrats, des factures et des dossiers Sinistres ;
- Gestion courante du service : gestion administrative du courrier, passage de commandes de fournitures, organisation des déplacements, etc
- Votre Profil- Formation : Titulaire d'une formation supérieure en gestion administrative ou comptabilité (Bac +2/+3) ou titulaire d'une licence professionnelle Gestionnaire en Assurances.
- Expérience :5 ans d'expérience en gestion administrative, comptable ou assistanat idéalement acquis dans le secteur des Assurances.
- Compétences spécifiques et aptitudes:
- Expérience réussie en gestion administrative ou comptable
- Polyvalence compte tenu de la pluralité des sujets à traiter
- Capacité d'adaptation face à la diversité des interlocuteurs
- Connaissance de l'environnement des Assurances souhaitable

Compétences comportementales:
- Rigueur et sens de l'organisation
- Esprit d'analyse
- Aisance relationnelle et rédactionnelle
- Autonomie et réactivité
- Diplomatie
- Sens de la confidentialité
- Curiosité intellectuelle
- Force de proposition
- Goût du challenge

Informatique:
- Maîtrise des outils informatiques Excel (recherche V, TCD, etc) et Word indispensable
- Aisance avec le pack Google Suite (Gmail, Drive, Sheets, Google Docs)

Langues : Excellent niveau de français écrit et oral.