Adjoint Administratif Au Service Marchés, Achats - Liesse-Notre-Dame, France - Institut Médico-Educatif

Institut Médico-Educatif
Institut Médico-Educatif
Entreprise vérifiée
Liesse-Notre-Dame, France

il y a 3 semaines

Sophie Dupont

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter
Description
**Descriptif**

Prérequis : 

Diplôme/ Formation : Baccalauréat 

Compétences spécifiques:

- Prendre des notes et rédiger un compte-rendu.
- Utiliser des logiciels de calcul, traitement de texte et, si besoin, des logiciels « métiers ».

 Savoir:

- Organiser des recherches via Internet et échanger par mails.
- Mettre en forme des tableaux de suivi, rédiger des courriers et des courriels simples.

 Savoir-faire : Etre en capacité de hiérarchiser les informations reçues et à transmettre.

 Savoir-être : Pouvoir accompagner ou orienter tous les professionnels de l'établissement et développer des relations courtoises avec nos partenaires.

MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE

Missions générales:
Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du poste.
Suivre et gérer les processus administratifs.

Missions spécifiques du poste:
Transcription des décisions prises au cours des réunions et commissions marchés
Mise en forme des fiches-procédures et des documents internes aux services
Gestion de l'agenda
Réalisation et suivi des grilles horaires et plans de congés pour tous les agents des services : Achats, Finances, Cellule des Marchés Publics et Blanchisserie
Rédaction des courriers liés aux budgets (procédures contradictoires, rendus exécutoires, demandes de Crédits Non Reconductibles) et lors d'échanges avec les partenaires économiques
Relations avec la Trésorerie de Saint-Quentin (transmission des éléments budgétaires)
Mise à jour des documents concernant les régies de recettes et d'avances

Activités:
Conseil auprès des services
- Accompagne les différents services dans l'élaboration des plans de congés et grilles horaires
- Met en forme les documents utiles à l'exercice de leur mission (Blanchisserie principalement)

Gestion administrative
- Rédaction et suivi des:

- Comptes-rendus des commissions des marchés publics et des réunions du service,
- Maquettes des documents utilisés pour les DCE
- Calendrier annuel des consultations à organiser
- Récapitulatif des contrats de marchés en cours
- Tableau de fin de contrats afin de programmer leur renouvellement
- Documents de mise à jour des attestations obligatoires
- Déclaration annuelle des marchés notifiés
- MAPA simplifiés (uniquement suivi)
- Décisions pour les régies de recettes et d'avances
- Participation à la construction de l'ensemble des procédures et supports développés par la Cellule des Marchés Publics
- Prise de notes et mise en forme des courriers concernant les budgets (procédures contradictoires, rendus exécutoires, demandes de crédits supplémentaires...)
- Relation avec la Trésorerie concernant les budgets et les régies
- Élaboration et suivi des plans de congés et des grilles horaires des services rattachés
- Courriers à l'intention des tiers (fournisseurs, prestataires, entreprises...)
- Édition des documents utiles à la Blanchisserie pour leurs divers suivis.

Classement
- Classer et archiver les documents qu'ils soient sous format papier ou dématérialisé
- Veiller au respect des méthodes retenues pour l'ensemble des dossiers de la CMP

**Personne à contacter**
Madame GORLIER Lydie, Responsable Marchés, Achats, Finances
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