Assistant de Service - Lyon, France - Grand Lyon Métropole

Grand Lyon Métropole

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Type d'offre:

- Emploi
- Cadre(s) d'emplois:

- ADJOINTS ADMINISTRATIFS
- Référence:

- Service:

- Délégation urbanisme et mobilités,Direction maîtrise d'ouvrage urbaine
- 20/02/2023

La direction de la maîtrise d'ouvrage urbaine assure le pilotage des opérations d'aménagement urbain, d'espaces publics et d'infrastructures de la Métropole de Lyon, supports des politiques publiques métropolitaines.
Elle pilote des projets, soit en régie directe, soit en partenariat avec des aménageurs publics ou privés. Ces projets sont de tailles et de natures variées, qu'il s'agisse de quartiers de villes ou d'espaces publics, de cheminements modes actifs ou de parcs sur l'ensemble du territoire de la Métropole.
Elle est organisée en quatre services opérationnels composés de chefs de projets assurant la maîtrise d'ouvrage des opérations, un bureau d'études de maîtrise d'œuvre et un service d'Appui à la Maitrise d'Ouvrage et de Conseil. Les assistants de services sont chargés d'apporter une assistance aux chefs de service, aux chefs de projets et à l'équipe rattachée à la directrice pour assurer la réalisation des missions de la direction.

Rattaché à la Direction, vous assurerez le secrétariat des personnes directement rattachées à la directrice (Direction adjointe, Directrice Urbanisme Transitoire et Chargée de mission SPL) et assurerez un appui aux différents services en fonction de la charge de travail. Les arbitrages du plan de charge seront assurés par la direction.

**Vos missions**:

- assurer le secrétariat des personnes directement rattachées à la directrice, ainsi qu'un appui aux autres services en fonction du plan de charge:

- organiser les réunions,
- assurer la gestion et le suivi des agendas,
- saisir notes et courriers et en effectuer la mise en page et la relecture,
- mettre à jour les tableaux de bord, gérer des tableaux de suivi,
- gérer le courrier et le circuit des signatures,
- contribuer à la gestion du processus décisionnel : mettre à jour le tableau de programmation de rapports aux Conseils et Commissions permanentes, mettre en forme les rapports, assurer un rappel des calendriers décisionnels aux agents,
- assurer une fonction d'accueil physique et téléphonique,
- assurer la gestion logistique du service (fournitures, déplacements, réceptions, événements...),
- contribuer à la gestion RH en lien avec les autres assistants de la direction, en assurant le suivi administratif.

**Vos connaissances et compétences**:

- capacités rédactionnelles avec maîtrise de l'orthographe, de la grammaire et de la syntaxe,
- capacité à accueillir, communiquer, informer, dialoguer, transmettre un message,
- capacité à organiser et planifier son travail,
- capacité à comprendre et analyser une question, une demande, une consigne.

**Vos aptitudes et qualités**:

- savoir organiser et planifier son travail et alerter si besoin,
- comprendre et analyser une question, une demande, une consigne,
- respecter des procédures et des délais,
- capacités relationnelles,
- rigueur, précision et méthode,
- capacité d'initiative et d'autonomie,
- force de proposition, dynamisme et réactivité,
- goût du travail en équipe et en réseau,
- capacité à se former et à entretenir ses connaissances.

**Conditions de travail**:
Lieu : Hôtel de Métropole, 20 rue du Lac 69003 Lyon

Temps de travail : 3 cycles de travail hebdomadaires sur 5 jours travaillés sont possibles après accord du manager : 35h (7h/jour), 37h30 (7h30/jour + 15 jours ARTT), 38h45 (7h45/jour + 22 jours ARTT)

Déplacements : pas de déplacements prévus dans le cadre des missions

Conditions d'exercice:
pas de conditions spécifiques

Régime indemnitaire de fonction : Groupe 5.

Poste n'ouvrant pas droit à la nouvelle bonification indiciaire (NBI).