1 Poste de Secrétaire de Direction Et Des Instances - Amiens, France - Etablissement public de santé mentale

Etablissement public de santé mentale

Entreprise vérifiée

Amiens, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Descriptif**

1 poste de secrétaire de direction et des instances
CDD de 3 mois renouvelable
Informations générales
Définition:

- Organiser les Instances de l'établissement (CSE, F3SCT, CME, Directoire et Conseil de surveillance) et en assurer le suivi : réalisation des ordres du jour, préparations des dossiers, organisation logistique des Instances, participation aux Instances pour la rédaction des procès-verbaux
- En renfort de l'Assistante de Direction, organiser pour le Directeur Général de l'EPSM le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liés au service ou suivi des dossiers et organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions).
- Assurer les remplacements de l'assistante de direction
Prérequis réglementaires pour exercer le métier:

- Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique
Activités
- Accueil des personnes
- Organisation de réunions, instances, événements
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
- Prise de rendez-vous / gestion des agendas
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

Savoir-Faire
- Accueillir et orienter des personnes
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer en face à face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)

Informations complémentaires
Relations professionnelles les plus fréquentes:

- Personnel de l'établissement pour l'accueil et la transmission d'informations
- Partenaires extérieurs pour l'accueil, la transmission de données et la demande d'informations
- Usagers et fournisseurs pour transmission d'information
Nature et niveau de formation pour exercer le métier:

- Secrétariat et gestion administrative
- Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction
Quotité de travail
35h réparties sur 5 jours

**Personne à contacter**
Madame Aurore GILLON MOOREL - Directrice des Ressources Humaines