Assistant de Direction - Lyon, France - Grand Lyon Métropole

Grand Lyon Métropole

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Type d'offre:

- Emploi
- Cadre(s) d'emplois:

- ADJOINTS ADMINISTRATIFS
- Référence:

- Service:

- Délégation pilotage et ingénierie administrative et financière,Direction des assemblées, affaires juridiques et assurances
- 15/06/2023

La Métropole de Lyon est une collectivité territoriale unique en France. Créée en 2015, elle est la seule à réunir autant de missions et de compétences différentes.
Elle porte des politiques publiques ambitieuses pour ses concitoyens et réalise ses missions de service public dans de très nombreux domaines : mobilité, environnement, aménagement urbain, habitat, aide sociale, protection de l'enfance, personnes âgées, handicap, insertion professionnelle, collèges, développement économique, voirie, eau, déchets, tourisme, culture, sport,
Forte de plus de 9 200 femmes et hommes engagés au quotidien au service du territoire et de ses 1,4 million d'habitants, la Métropole de Lyon est un employeur qui offre une très grande variété de parcours avec plus de 250 métiers exercés dans différentes filières (administrative, technique, sociale et médico-sociale, culturelle...).
La direction des assemblées, affaires Juridiques et assurances (DAAJA), qui compte près de 90 collaborateurs, prend en charge 4 missions principales:

- accompagner les délégations pour sécuriser l'action de la Métropole et défendre ses intérêts sur le plan juridique,
- animer le processus délibératif dans un double souci de régulation et de sécurité juridique,
- garantir, aux élus, les moyens nécessaires à l'exercice de leurs missions,
- assurer les principaux risques de la collectivité, gérer les demandes indemnitaires et/ou exercer les recours à la suite d'un sinistre et développer des actions de prévention.

L'assistant de direction intègre un pôle d'assistant(e)s, hiérarchiquement rattaché au directeur.

**Vos missions**:

- assister les membres de l'équipe de direction dans leur organisation professionnelle en termes de gestion d'agenda, de communication, d'information et d'accueil, ainsi que de gestion, de classement et de suivi de dossiers,
- réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique:

- prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
- organiser le classement et l'archivage des dossiers,
- gérer le courrier entrant et sortant et les circuits des parapheurs,
- prendre en charge des activités ponctuelles transversales,
- assurer l'accueil téléphonique et physique du secrétariat de direction,
- organiser et planifier les réunions:

- gérer la logistique de la réunion,
- rédiger les ordres du jour, les invitations et les supports le cas échéant,
- prendre des notes et effectuer les comptes-rendus,
- assurer, en suppléance de l'assistant en charge du secteur d'activité, la gestion et les commandes des consommables informatiques, fournitures de bureau, etc., et être le relai auprès du service reprographie, le cas échéant,
- assurer ponctuellement la continuité d'activité de l'antenne de gestion RH en cas d'absence simultanée des deux assistants en charge du secteur d'activité (gestion des temps et activités (GTA), paie, affaires médicales, carrière, formation, recrutement et insertion),
- travailler en équipe avec les autres assistants du pôle afin d'assurer les suppléances nécessaires en matière d'assistance des membres de l'équipe de direction et de continuité d'activité du secrétariat de direction.

**Vos connaissances et compétences**:

- niveau Bac,
- maîtrise de la bureautique (Word, Excel, PowerPoint),
- maîtrise des techniques de classement et d'archivage de dossiers,
- capacité à gérer les urgences,
- capacité à rédiger un courrier, un compte rendu de réunion,
- capacité à planifier son travail pour respecter les délais,
- capacité à faire preuve du discernement nécessaire pour prioriser des actions,
- être capable de prendre des initiatives, d'être force de proposition dans l'organisation des agendas, des réunions,
- connaissances des bases de la réglementation RH et des procédures de gestion appréciées.

**Vos aptitudes et qualités**:

- qualités relationnelles,
- curiosité d'esprit,
- discrétion,
- autonomie,
- disponibilité et implication,
- polyvalence,
- réactivité.

**Conditions de travail**:
Lieu : Hôtel de Métropole, 20 rue du Lac, 69003 Lyon

Temps de travail : 3 cycles de travail hebdomadaires possibles après accord du manager : 35h (7h/jour), 37h30 (7h30/jour + 15 jours d'ARTT), 38h45 (7h45/jour + 22 jours d'ARTT), le cas échéant, roulement permettant de couvrir l'amplitude horaire la plus large possible compte tenu des nécessités de service.

Déplacements : pas de déplacements prévus dans le cadre des missions

Conditions d'exercice:

- participation financière à la complémentaire santé et à la prévoyance,
- prestations sociales : restaurant du perso