Assistant Administratif - Bruz, France - ENS Rennes

ENS Rennes

Entreprise vérifiée

Bruz, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Assistant.e administratif du département "Sciences du Sport et Éducation Physique" (2SEP) H/F

**Mission**
Assister les membres des départements pour les accompagner dans l'exercice de leurs responsabilités.
Informer et orienter dans leurs démarches les usagers ainsi que les interlocuteurs internes et externes.
Être le représentant des services centraux pour tous les actes administratifs et de gestion courante du département 2SEP.

**Activités principales**
- Information et Orientation des usagers_
- Recevoir et orienter les usagers vers les bons interlocuteurs dans les départements ou services concernés
- Préparer les éléments de communication : les mettre en forme et les publier
- Gestion administrative du département_
- Assurer des activités de secrétariat standard : information des usagers, communications par courriel, diffusion d'informations, archivage
- Assurer l'organisation et le secrétariat des réunions
- Alimenter et tenir à jour les bases de données nécessaires à la gestion administrative
- Gestion logistique du concours d'entrée des élèves_
- Assurer la planification des épreuves écrites et orales du concours d'entrée des élèves dans le département 2SEP
- Suivre le déroulement des épreuves d'admission (12 au 16 juin 2023)
- Suivi pédagogique du département_
- Préparer les réunions des équipes pédagogiques (conseil de perfectionnement, jury ) et en rédiger les comptes
- rendus
- S'assurer de la mise à jour des contenus pédagogiques des maquettes d'enseignement
- Suivre l'assiduité des étudiants et des stagiaires, et alerter si besoin
- Assurer le suivi des conventions de stage (rédaction, circuits de signatures, planification des soutenances)
- Participer à l'organisation des examens en collaboration avec les responsables de formation conformément aux modalités de contrôle des connaissances : élaboration du calendrier, réception et mise en œuvre de la reproduction des sujets
- Solliciter les fichiers de notes auprès des enseignants, assurer les relances puis les transmettre à la scolarité
- Gestion financière et logistique du département_
- Assurer l'engagement et le suivi des dépenses (demandes d'achat, bons de commandes, services faits)
- Suivre la disponibilité des crédits sur les centres financiers et analyser les dépenses
- Préparer et réserver les missions des personnels, invités et élèves
- Gérer les demandes logistiques auprès des services concernés.

**Connaissances attendues**
- Techniques de communication écrite et orale.
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique.
- Connaissance de l'organisation du cursus universitaire français.
- Connaissance souhaitée des dispositifs de formation.
- Environnement et réseaux professionnels.
- Culture internet.
- Langue anglaise : A2 à B1 (cadre européen commun de référence pour les langues).

**Compétences souhaitées**
- Adapter son comportement (sens relationnel) aux différents types de public.
- Savoir gérer les aléas. Être réactif.
- Apporter des réponses à des besoins spécifiques, sens de l'initiative.
- Savoir rendre compte et travailler en équipe.
- Être rigoureux, précis et organisé.
- Savoir élaborer des documents et réaliser des synthèses.
- Maîtriser correctement le français (orthographe, grammaire).
- Savoir planifier et respecter les délais.
- Mettre en œuvre les procédures et les règles.
- Participer à la démarche d'amélioration continue et à la dématérialisation des processus.
- Organiser le classement et la conservation des documents et informations traitées.

**Environnement de travail**
La personne recrutée sera affectée au département 2SEP. En autonomie mais avec l'appui des services centraux, elle travaillera essentiellement avec les responsables du département (directeur ou responsables de formation). Ce poste requiert des qualités de polyvalence, de réactivité, d'autonomie et un sens important du relationnel.

**Qualité de vie au travail**
Bureau individuel, régime de congés avantageux, possibilité de télétravail (1 jour par semaine), salle des personnels pour pause-café ou déjeuner, R.U à proximité, association des personnels, campus vert et arboré.

Poste à pourvoir dès que possible jusqu'au 30/09/2023 (fermeture de l'école du 22 juillet au 20 août 2023), 39h par semaine.

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 4 mois

Salaire : 1 930,00€ à 2 030,00€ par mois

Avantages:

- Participation au transport

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel