Coordinateur Administratif/financier - Metz, France - Conseil Départemental des ARDENNES

Conseil Départemental des ARDENNES

Entreprise vérifiée

Metz, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Description de l'employeur**
Avec ses 157 métiers pour plus de 1700 agents, le Conseil Départemental des Ardennes est le 2ème employeur du département. Travailler pour le Département c'est s'investir au sein d'équipes dynamiques et proche du quotidien des habitants.

Que ce soit au cœur de notre politique d'action sociale (PMI, protection de l'enfance, RSA, autonomie des personnes âgées et/ou handicapées etc;) ou travailler dans nos collèges, sur nos routes ou dans le domaine de l'environnement, de la culture, du sport, etc... venez participer à la construction d'un département où il fait bon s'oxygéner.

**Missions**
Sous l'autorité hiérarchique du Directeur de l'Education, le titulaire du poste aura pour mission d'apporter un soutien administratif et financier à l'ensemble des services et à la Direction. Il est le responsable de la coordination de l'activité entre les 4 services de la Direction, de l'homogénéisation des pratiques et des procédures. Il coordonnera l'activité de la direction avec les autres Directions et les services supports

**Activités principales**

**Coordination**
- Coordonner le suivi et la gestion de l'activité administrative et financière de la Direction.
- Proposer et mettre en place des outils de suivi de l'activité de la Direction afin de garantir le respect des échéances dans les domaines administratifs et financiers.
- Mettre en place des procédures homogènes et garantir son respect par l'ensemble des services de la Direction.
- Participer aux réunions de coordination de la direction et en assurer le secrétariat.
- Préparer, centraliser les dossiers afférents aux réunions et rendez-vous, gérer les retours d'information.
- Coordonner la réalisation des fiches CA, fiches collèges et tous les autres documents transversaux en lien avec les chefs de service et les autres directions.
- Veiller aux échéances de remise des différents rapports à présenter pour les commissions permanentes, réunions de l'assemblée départementale, commission des emplois, rapport d'activités, comité social territorial etc.

**Travailler en étroite collaboration avec les services de la Direction et l'ensemble des interlocuteurs de la Collectivité**
- Assister, conseiller et accompagner les services de la direction dans les différentes démarches et procédures administratives et budgétaires, y compris dans l'utilisation de nouveaux outils.
- Epauler les chefs de service et notamment les chefs de services territorialisés dans la gestion de leurs dossiers.
- Optimiser les process de travail (bases de données, formulaires, publipostage, procédures ).
- Participer aux projets transversaux menés au sein de la Direction.
- Assurer la diffusion et la circulation de l'information au sein des services de la Direction.
- Assurer la production (à l'aide des éléments collectés auprès des services de la direction) des documents préparatoires en vue des réunions auxquelles participent le Président, le Directeur Général ou le Directeur Général Adjoint.

**Préparation et exécution budgétaire**
- Coordonner et participer à l'élaboration du budget.
- Organiser le recensement des crédits auprès des services.
- Assurer le suivi de l'exécution budgétaire en lien avec les services.
- Elaborer des tableaux de suivi.

**Suivi et gestion de l'activité administrative de la Direction**
- Gérer les moyens matériels nécessaires à l'exercice des missions des agents.
- Apprécier et gérer les urgences, organiser les priorités.
- Gérer le courrier, les appels téléphoniques, les rendez-vous, les réunions, les déplacements.
- Assurer les missions de Référent communication de la Direction.

**Relations fonctionnelles**
- Internes: Tous les agents de la Direction de l'Education et l'ensemble des services/directions de la Collectivité.
- Externes: Services de l'Etat, EPLE, DSDEN, Rectorat.

**Profil**
**Connaissances**
- Connaissances de l'institution départementale et de l'environnement institutionnel
- Connaissances des procédures de marchés publics
- Maîtrise des procédures administratives et budgétaires

**Savoir faire**
- Capacité à travailler en équipe de manière collaborative.
- Très bonnes qualités rédactionnelles.
- Maîtrise des techniques de secrétariat (frappe, prise de notes, classement )
- Connaissance des outils de planification et de suivi
- Bonne connaissance des logiciels du pack office
- Maitrise des logiciels métiers (Grand Angle, Kdélib, Xparaph,.etc)

**Aptitudes et qualités requises**
- Rigueur, méthode et organisation.
- Aisance rédactionnelle
- Autonomie et esprit d'initiative
- Force de proposition
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Disponibilité
- Respect des échéances
- Facilité de communication