Office Manager à Temps Partiel - Rueil-Malmaison, France - Expectra

Expectra

Entreprise vérifiée

Rueil-Malmaison, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Expectra est la filiale Hautes Compétences du groupe Randstad France. La marque Expectra Office - spécialisée dans les recrutements en Assistanat - recrute pour le compte de son client, opérateur de service dans le domaine des bâtiments, un Office Manager (F/H). Poste à pourvoir à temps partiel 2 jours par semaine (de préférence les mardi et jeudi) en intérim de 6 mois. La société est située à Rueil-Malmaison (à proximité immédiate du RER A).

Rattaché(e) au Directeur Général de la filiale, votre mission consistera à prendre en charge le secrétariat et l'assistanat tant de ce dernier que des autres membres du comité de direction. Vous disposez à la fois d'un rôle d'Office Manager et d'Assistant(e) de direction.

OFFICE MANAGER
- Maintien et garant d'un bon environnement de travail dans les bureaux
- Gestion des arrivées et des départs (accueil & suivi des besoins administratifs RH, badges, parking, informatique) des nouveaux membres de l'équipe
- Suivi administratif des dossiers des collaborateurs
- Accueil et orientation des visiteurs
- Organisation des codirs
- Mise en œuvre des procédures et de la politique d'entreprise pour améliorer l'efficacité opérationnelle
- Réalisation des commandes (papier, cartes de visites)
- Gestion et suivi des services généraux
- Gestion des stocks de fournitures, émission commandes et facturation

ASSISTANAT DE DIRECTION
- Assistanat classique
- Organisation de séminaires / réunions
- Gestion d'agendas complexes (prise de RDV, réservation de salles, invitations)
- Traitement, classement de mails / courriers / documents, archivage
- Filtrages des communications téléphoniques (transmissions, prise de messages)
- Organisation de déplacements (réservation hôtels, titres de transports)
- Suivi de budgets événements, suivi et validation de commandes d'achats et factures liées, note de frais
- Organisation et suivi des comités de validation d'offres
- Planification des comités en lien avec la Direction Générale et les équipes projets
- Logistique de l'organisation des comités (accueil, mise en place de visios / conférences téléphoniques, vidéoprojections)
- Préparation des comptes rendus, contribution à l'élaboration de documents Word / PowerPoint

Titulaire d'une formation en assistanat de direction, vous disposez d'une expérience significative dans un poste similaire. L'aisance relationnelle, le sens du service, la rigueur, l'autonomie et le sens aigu de la discrétion seront des atouts pour réussir sur cette mission.

Salaire proposé de 34 à 36K€ sur une base de 35H/semaine. Vous travaillez 16H/semaine. Tickets restaurants.

Type d'emploi : Temps partiel, Intérim
Durée du contrat : 6 mois
Nombre d'heures : 16 par semaine

Salaire : 34 000,00€ à 36 000,00€ par an

Avantages:

- Épargne salariale
- Participation au transport
- Titre-restaurant

Programmation:

- Repos le week-end
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- 13ème Mois

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 02/05/2023