Adjoint des cadres du bureau des entrées Hospitalisation Nord - La Tronche, France - Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble

Description

Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d'un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d'enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 missions essentielles du CHUGA sont :

• Soigner
• Former
• Chercher

Mission générale du Bureau des Entrées :

Accueillir les patients, recueillir et traiter les données nécessaires à leur identification et à la facturation de l'activité.

I. Missions

Travaillant en équipe, l'adjoint des cadres bureau des entrées (BDE) Secteur site de Michallon - hospitalisation veille au bon fonctionnement de l'équipe. Il est le référent technique et le garant de la dynamique collective.

A ce titre, la résolution rapide et positive d'éventuels conflits et l'instauration d'une bonne organisation du travail sont les principales clés de la progression dans l'exécution des tâches et de la bonne gestion des dossiers.

Le site de Michallon regroupe l'ensemble des secteurs de prise en charge ainsi que le service d'accueil des urgences.

II. Activités spécifiques

• Référent technique :
  • Produire et analyser de manière hebdomadaire le reporting sur la situation de facturation des dossiers (nombre de dossiers facturés, nombre de dossiers en attente et pour quels motifs), proposer des actions afin d'améliorer ces indicateurs et accompagner la mise en œuvre après validation ;
  • Suivre en lien avec le secteur contentieux les motifs d'erreurs amenant un rejet de facturation ou une réclamation patient ou mutuelle ;
  • Apporter un suivi spécifique sur les dossiers nécessitant une recherche de droits ;
  • Rechercher des solutions afin d'améliorer les résultats de facturation tant en volume financier qu'en qualité ;
  • Accompagner l'équipe dans tout changement technique ou organisationnel. Rôle de formateur et d'accompagnement des agents dans leurs montées en compétence.
• Gestion des ressources humaines :
  • Encadrer une équipe de 15 personnes ;
  • Elaborer des plannings du secteur, suivi des effectifs, de l'absentéisme;
  • Animer de réunions d'équipes pour informer et impulser la dynamique, et proposer le cas échéant des solutions pour l'accompagnement au changement des équipes ;
  • Participer à l'élaboration du plan de formation et ses déclinaisons opérationnelles ;
  • Effectuer les entretiens professionnels.

III. Relations professionnelles

Relations hiérarchiques de l'adjoint des cadres dans ce poste avec :

• Le cadre supérieur, responsable du BDE
• La directrice de la clientèle.

Relations fonctionnelles internes et externes de l'adjoint des cadres :

• Relations fonctionnelles internes avec :
• Les cadres supérieurs et adjoints des cadres de la direction de la clientèle ;
• Les services de soins ;
• Les secrétariats médicaux ;
• La direction des services numériques ;
• Les cellules expert (CQIA notamment).
• Relations fonctionnelles externes avec :
  • Les caisses d'assurance maladie ;
  • Les mutuelles ;
  • Les services de la trésorerie principale.

L'adjoint des cadres peut être en contact avec l'ensemble des secteurs de l'établissement et plus spécifiquement ceux de l'Hôpital Nord.

Exigences institutionnelles

Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect des règles de confidentialité. Il peut être mobilisé en cas de déclenchement du plan blanc ou d'afflux massif de victimes.

1. Savoir-faire

• Maîtrise des circuits et règles de facturation dans les établissements publics de santé
• Maîtrise de la législation de la sécurité sociale et des règles de prise en charge des mutuelles pour facturer un dossier ;
• Connaissance de la réglementation en matière de régie ;
• Connaissance du fonctionnement des partenaires de l'établissement ;
• Maîtrise des procédures RH et de la gestion du personnel ;
• Maîtrise des logiciels métier (Pastel, Qualnet, 4 axes, ...) et bureautique (pack office).

IV. Savoir être

• Management et relations humaines
• Rigueur et organisation ;
• Réactivité et adaptabilité ;
• Capacité à rendre compte ;
• Sens du service public ;

V.Diplôme(s) professionnel(s) requis ou souhaite(s)

• Poste catégorie B ( BAC/BAC+2)
• Expérience en management souhaitée

VI. Conditions d'exercice :

-100 % (35 heures hebdomadaires, accord-cadre 20 RTT) ;

-Catégorie B (poste ouvert aux titulaires de la fonction publique hospitalière par voie de mutation aux titulaires des autres fonctions publiques par voie de détachement ou aux contractuels en CDI).

En application du principe de continuité du service public hospitalier, l'agent est susceptible d'être rappelé en cas de besoin impérieux. Le déclenchement Plan Blanc est une possibilité qui requiert de tout agent une adaptabilité à l'exercice de son métier dans un cadre exceptionnel qu'il doit cependant connaître et maîtriser.

Documents internes :

Référentiels documentaires du bureau des entrées

Guide de la règlementation (organisation du travail) de la Direction des Ressources Humaines

Règlement intérieur du CHU Grenoble-Alpes

Projet de service de la direction de la clientèle (en cours d'élaboration)

Personnes à contacter :

Direction de la clientèle, Responsable BDE Mme Claire BRANDALISE : c.-