Assistant Administratif - Aubervilliers, France - Institut national d'études démographiques (Ined)

Institut national d'études démographiques (Ined)

Entreprise vérifiée

Aubervilliers, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Descriptif de la structure**

L'unité « Genre, sexualité et inégalités » regroupe des chercheur-e-s, des postdoctorant-e-s, des doctorant-e-s et des enseignants-chercheur-e-s associées. Les recherches développées au sein de l'unité portent notamment sur la vie affective et sexuelle, les minorités de genre et de sexualité (lesbiennes, gaies, bisexuel-les, personnes trans), les violences sexistes et sexuelles.

**Missions du poste**

**Activités principales**
- Assurer le secrétariat de l'unité de recherche (courriers, accueil téléphonique, gestion des plannings des réunions, gestion des fournitures, archivage des informations, photocopies, scan de documents, diffusion des informations orales et écrites) ;
- Gérer les ordres de mission et états de frais des missions des chercheurs, inscriptions aux colloques (France et étranger) ; achat en ligne des titres de transport et suivi. Collecter des pièces justificatives et assurer la préparation à la liquidation des frais de missions ;
- Organiser les manifestations scientifiques (prise en charge des intervenants, réservation des salles, obtention de devis, coordination avec les services de l'Ined et les prestataires extérieurs, mise en forme du programme, diffusion, accueil des participants ) ;
- Contribuer à la préparation, au suivi du budget et assurer la gestion administrative des projets de recherche de l'unité de recherche ;
- Exécuter le budget des projets de recherches : générer les bons de commande pour les dépenses de fonctionnement ; suivre l'exécution des commandes/ prestation et s'assurer du service fait. A cet égard, l'assistant-e exerce une vigilance particulière sur la disponibilité des crédits et jouer un rôle d'alerte tant auprès des chercheur-e-s que du service budgétaire ;
- Accueillir et favoriser l'intégration des personnels non permanents de l'unité de recherche (doctorants, chercheurs associés, chercheurs étrangers, chercheurs en délégation, stagiaires ) ;
- Assurer la gestion d'un « mini-site » web pour l'unité de recherche.

**Profil recherché**

Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative et budgétaire

**Connaissances**:

- Principes de fonctionnement des administrations publiques ;
- Techniques d'élaboration de documents ;
- Techniques de communication ;
- Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues) ;
- Notions sur le cadre budgétaire et comptable public (grands principes, chaine de la **dépense, AE/CP, etc.).**

**Compétences opérationnelles**:

- Savoir gérer son activité dans un calendrier parfois contraint et un environnement aux multiples interlocuteurs (chercheurs, personnels d'appui ou de support, interlocuteurs extérieurs ;
- Appliquer et diffuser des procédures et des règles ;
- Travailler en équipe ;
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (Word, Excel, messagerie électronique, logiciel budgétaire et comptable (PEP), logiciel de gestion des déplacements temporaires (GFD)) ;
- Capacité à organiser des évènements (séminaires, rencontres, ateliers, etc.) ;
- Savoir gérer l'organisation d'une réunion, d'un évènement, ou d'un déplacement professionnel ;
- Savoir gérer la pression et faire preuve d'initiative face aux imprévus ;
- Aisance relationnelle et rédactionnelle ;
- Autonomie dans la gestion des dossiers tout en sachant rendre compte à sa hiérarchie et alerter le cas échéant.

**Qualités recherchées**:

- Sens de l'organisation ;
- Gestion des priorités ;
- Rigueur/fiabilité ;
- Capacités d'initiative, d'adaptation et de réactivité
- Polyvalence ;
- Capacité d'adaptation aux nouvelles techniques et souhait de se former pour acquérir de nouvelles connaissances.

JOINDRE UNE LETTRE DE MOTIVATION A VOTRE CANDIDATURE

Type d'emploi : CDD, Temps plein
Durée du contrat : 36 mois

Salaire : à partir de 2 080,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- Restaurant d'entreprise
- RTT

Programmation:

- Travail en journée

Expérience:

- Expérience administrative: 1 an (Exigé)

Lieu du poste : Télétravail hybride Aubervilliers)