Assistant administratif PMI - Charleville-Mézières, France - CD08

Description

Avec ses 157 métiers pour plus de 1700 agents, le Conseil Départemental des Ardennes est le 2ème employeur du département. Travailler pour le Département c'est s'investir au sein d'équipes dynamiques et proche du quotidien des habitants.

Que ce soit au cœur de notre politique d'action sociale (PMI, protection de l'enfance, RSA, autonomie des personnes âgées et/ou handicapées etc;) ou travailler dans nos collèges, sur nos routes ou dans le domaine de l'environnement, de la culture, du sport, etc... venez participer à la construction d'un département où il fait bon s'oxygéner.

Le titulaire du poste aura pour mission d'assurer un appui technique et administratif au médecin départemental de PMI, ou au chef de service adjoint de PMI, notamment dans l'organisation des moyens logistiques, matériels et humains concourant au bon fonctionnement du service PMI en collaboration avec l'encadrant technique médico-administratif.

ACTIVITES PRINCIPALES

1. ORGANISATION ET GESTION DES MOYENS MATERIELS DU SERVICE

• Recenser les moyens matériels nécessaires au bon fonctionnement du service PMI en territoire, en lien avec les personnels de PMI
• Réaliser les bons de commandes de matériels divers ou de vaccins
• Assurer le suivi des commandes de matériel selon la procédure en vigueur et contrôler la réception en lien avec le personnel en territoire
• Préparer les documents nécessaires aux déclarations de manifestations, sorties organisées par les professionnels de PMI en territoire
• Gérer la diffusion de documents réglementaires (carnets de santé, de maternité) aux médecins, aux sages-femmes libérales et à la maternité du département
• Vérifier et traiter les factures

2. RECUEIL ET GESTION D'INFORMATIONS EPIDEMIOLOGIQUES ET STATISTIQUES

• Recueillir et traiter informatiquement les informations contenues dans les certificats du 8ème jour 9ème et 24ème mois des enfants domiciliés dans les Ardennes, les déclarations de grossesse, les avis de naissance.
• Recueillir les données statistiques des professionnels de PMI
• Gérer les tableaux de recueil des statistiques et veiller à leur bonne complétude
• Participer à l'élaboration du rapport d'activité du service

3. INSTRUCTION DES DEMANDES D'INTERVENTION DES TRAVAILLEUSES D'INTERVENTION SOCIALES ET FAMILIALES (TISF) ET AIDES A DOMICILE

• Gérer les demandes d'heures d'intervention TISF et aides à domicile, après concertation avec le médecin départemental de PMI ; prendre contact avec les associations pour leur mise en œuvre
• Contrôler la facturation faite par ces associations

4. INTERFACE DE LA DRH AUPRES DU PERSONNEL PMI

• Assurer l'interface avec la DRH pour les demandes des agents relative à l'exercice de leurs missions : recensement divers, demande d'utilisation de véhicules personnels...
• Collecter et transmettre les demandes des états de frais des vacataires

5. FORMATIONS

• Centraliser les demandes et réponses de formation des professionnels de PMI
• Traiter les retours de formation des professionnels de PMI

6. GESTION DES FEUILLES DE SOINS ELECTRONIQUES

• Gérer les demandes dématérialisées de remboursement des actes médicaux de PMI
• Collecter et transmettre les demandes papier de remboursement des actes médicaux réalisés en PMI
• 7. LOGICIEL HORUS
• Participer à la gestion du logiciel en collaboration avec l'administrateur du logiciel

Connaissances

• Maîtrise des logiciels WORD, EXCEL, BO, Grand Angle
• Maitrise du fonctionnement de la collectivité

Savoir-faire

• Savoir prendre des initiatives
• Capacité à élaborer des tableaux de bord de suivi de dépenses ou d'activité

Aptitudes et qualités requises

• Qualités relationnelles certaines, d'écoute et de discrétion
• Sens des relations humaines
• Esprit de synthèse
• Méthode et rigueur de travail
• Réactivité, vitesse d'exécution
• Aptitude à se former à de nouveaux logiciels